What is MS-Access? | एमएस एक्सेस क्या है?
Indtroduction to Microsoft Access
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का परिचय
डाटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या है? माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की विशेषताएँ, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के विभिन्न तत्व क्या हैं? माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग एवं आदि की जानकारी के लिए यह हिंदी नोट्स सहायक होंगे। कंप्यूटर हिंदी नोट्स विभिन्न कंप्यूटर कोर्स जैसे DCA, BCA, PGDCA, ITI-COPA के छात्रों एवं प्रतियोगी परीक्षाओं की तैयारी के लिए बहुत उपयोगी हैं।
Indtroduction to Microsoft Access | माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का परिचय
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है। यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सुईट के अंतर्गत डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम एप्लीकेशन है, जिसके द्वारा डेटाबेस मैनेजमेंट का कार्य आसानी से किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) को ग्राफिकल यूजर इंटरफेस और सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट टूल्स के साथ इसका उपयोग डेटाबेस बनाने और उनके साथ काम करने के लिए किया जाता है। यह सर्वाधिक प्रयोग किए जाने वाले डेटाबेस सिस्टम सॉफ्टवेयर में से एक है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के इस डेटाबेस मैनेजमेंट एप्लीकेशन द्वारा पर्सनल रिकार्ड्स, इन्वेंट्री मैनेजमेंट, स्टोर मैनेजमेंट, पे रोल सिस्टम, स्कूल मैनेजमेंट, एकाउंटिंग, एवं अन्य डेटाबेस एप्लीकेशन आसानी से तैयार किए जा सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस (Microsoft Access) मुख्य रूप से एक रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (RDBMS)है। यह डेटा डेफिनिशन, डेटा मैनीपुलेशन एवं डेटा कण्ट्रोल की सुविधाओं को उपलब्ध कराता है जो डेटा का प्रबंधन करने के लिए आवश्यक होता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में विभिन्न प्रकार की डेटा टेबल बनाई जा सकती हैं, रिलेशनशिप द्वारा उनको आपस में जोड़ा जा सकता है। इसके द्वारा फॉर्म डिजाईन करके आसानी से डेटा एंट्री का कार्य किया जा सकता है। किसी भी जानकारी को प्राप्त करने के लिए विभिन्न टेबल से क्वेरी के माध्यम से जानकारी प्राप्त की जा सकती हैं। विभिन्न रिपोर्ट्स आप्शन का प्रयोग कर आसानी से डेटा टेबल से अलग अलग प्रकार की रिपोर्ट्स तैयार की जा सकती हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के मुख्य लाभ इसके उपयोग में आसानी, उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस और सहज एकीकरण हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की विशेषताएँ हैं:
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस इस प्रकार से डिजाईन किया गया है इस आसानी से उपयोग किया जा सके। इस प्रोग्राम में उपलब्ध बिल्ट-इन टेम्प्लेट के द्वारा कोई भी आसानी से डेटाबेस डिजाईन कर सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के ग्राफिकल यूजर इंटरफ़ेस द्वारा डेटाबेस तैयार करने के लिए आसानी से टेबल, फॉर्म, क्वेरी एवं रिपोर्ट तैयार की जा सकती हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस पर कार्य करने के लिए जटिल तकनीकी ज्ञान की आवश्यकता नहीं है, इसके द्वारा बिना कोडिंग सीखे ही फॉर्म एवं क्वेरी डिजाईन की सहायता से डेटाबेस एप्लीकेशन तैयार किए जा सकते हैं। है। विजुअल बेसिक्स फॉर एप्लिकेशन (VBA) का आसानी से उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस द्वारा एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर भी तैयार किए जा सकते हैं।
अन्य रिलेशनल डेटाबेस की तरह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस भी अन्य डेटाबेस को आसानी से लिंक करने की सुविधा देता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी (ODBC) स्टैण्डर्ड के अनुसार सभी अन्य डेटाबेस जैसे SQL सर्वर, ओरेकल, MySQL, Foxpro और DB2 आदि को सपोर्ट करता है।।
यह अन्य एप्लिकेशन और डेटाबेस में संग्रहीत डेटा को सीधे इम्पोर्ट एवं लिंक कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में डेटाबेस के अलावा अन्य एप्लीकेशन जैसे वर्ड प्रोसेसिंग फाइल, स्प्रैडशीट्स, नोटपैड अथवा हाइपर टेक्स्ट फाइलों से डेटा को सीधे इम्पोर्ट एवं एक्सपोर्ट किया जा सकता हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक उत्कृष्ट सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट प्रोग्राम है जिसमें आसानी से उपयोगी एप्लिकेशन बनाने की क्षमता है। स्माल एप्लीकेशन प्रोग्राम बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस को बिना प्रोग्रामिंग की जानकारी के भी आसानी से उपयोग किया जा सकता है। फ्रंट एंड एवं बेक एंड के लिए भी एक्सेस को प्रयोग किया जा सकता है। विजुअल बेसिक फॉर एप्लीकेशन (VBA) का उपयोग भी इसे एप्लीकेशन डेवलपमेंट के लिए उपयोगी बनाता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस ऐसा एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर है जिसके द्वारा विभिन्न टेबल में डेटा तैयार किया जाता है, एवं उस डेटा को आपस में कनेक्ट करके किसी भी सूचना को प्राप्त किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के मुख्य तत्व हैं :
• डेटाबेस (Database)
• टेबल (Table)
• फॉर्म (Form)
• क्वेरी (Query)
• रिपोर्ट (Report)
• मैक्रो (Macro)
• मोड्यूल (Module)
यह एक फाइल है जो पूरे डेटाबेस को स्टोर करती है। डेटाबेस फ़ाइल आपकी हार्ड ड्राइव या अन्य स्टोरेज डिवाइस में सेव जाती है।
MS Access डेटाबेस में डेटाबेस की सभी टेबल्स, क्वेरीज़, फॉर्म्स, रिपोर्ट्स आदि शामिल होती हैं। डेटाबेस में डेटा को व्यवस्थित तरीके से संग्रहीत किया जाता है।
डेटाटाइप प्रत्येक फील्ड की प्रॉपर्टी होती है, प्रत्येक फ़ील्ड में एक विशेष प्रकार का डेटाटाइप ही स्टोर किया जा सकता है जैसे टेक्स्ट, नंबर, डेट, करेंसी इत्यादि।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में डेटाबेस मैनेजमेंट के लिए टेबल के रूप में डेटा को रखा जाता है। यह टेबल एक्सेल की तरह ही रो एवं कॉलम के रूप में होती हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में सभी तरह का डेटा इन टेबल में ही स्टोर किया जाता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस टेबल के मुख्य अवयव हैं : रिकार्ड्स, फ़ील्ड्स, प्राइमरी की
रिकार्ड्स (Records) : किसी टेबल में रिकॉर्ड टेबल की हॉरिजॉन्टल रो (row) में व्यवस्थित होते हैं।
एक रिकॉर्ड सूचना की एक इकाई होता है। किसी रो (row) का प्रत्येक सेल उस रो (row) के रिकॉर्ड का हिस्सा होता है। उपरोक्त चित्र में, सुरेन्द्र दांगी का रिकॉर्ड सिलेक्ट किया गया है, टेबल में उससे संबंधित सभी जानकारी शामिल है।
फ़ील्ड्स (Fileds) : किसी टेबल में फ़ील्ड्स टेबल के वर्टीकल कॉलम में व्यवस्थित होते हैं।
फ़ील्ड डेटा टाइप के आधार पर जानकारी को व्यवस्थित करने का एक तरीका है। उपरोक्त चित्र में नाम, डिपार्टमेंट एवं फोन नंबर फील्ड के रूप में दर्शाए गए हैं। प्रत्येक फील्ड का एक यूनिक नाम होता है, किसी भी डेटाबेस टेबल में एक ही नाम की दो फील्ड नहीं हो सकती हैं।
प्राइमरी की (Primary Key) : डेटाबेस टेबल में प्रत्येक रिकॉर्ड का अपना एक यूनिक आईडी नंबर होता है। इस यूनिक आईडी द्वारा किसी ही रिकॉर्ड के भीतर सभी सूचनाओं को संदर्भित किया जाता है। रिकॉर्ड के लिए यह यूनिक आईडी नंबर बदला नहीं जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में फॉर्म एक डेटाबेस ऑब्जेक्ट है जिसका उपयोग आप डेटाबेस एप्लीकेशन के लिए एक यूजर इंटरफ़ेस बनाने के लिए किया जाता हैं।
फॉर्म्स के द्वारा डेटाबेस टेबल में डेटा एंट्री / एडिटिंग करने के लिए प्रयोग किया जाता है।
किसी भी फॉर्म के द्वारा एक या अधिक टेबल में डेटा एंट्री की जा सकती है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में फॉर्म के द्वारा एप्लीकेशन के लिए इंटरैक्टिव इंटरफ़ेस बनाया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्वेरी के द्वारा दिए गए क्राइटेरिया के आधार पर डेटा को सिलेक्ट और और फ़िल्टर करके क्वेरीज़ के द्वारा डेटाबेस से किसी भी इनफार्मेशन को प्राप्त किया जा सकता है।
क्वेरीज़ में एक या अधिक टेबल्स और अन्य क्वेरीज़ का प्रयोग भी किया जा सकता है। क्वेरीज़ का प्रयोग किसी साधारण प्रश्न का उत्तर देने के लिए, गणना करने के लिए, विभिन्न टेबल के डेटा को कंबाइन करने के लिए या टेबल में डेटा जोड़ने, बदलने या हटाने के लिए भी किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रिपोर्ट का उपयोग मुख्य रूप से सिलेक्ट किए गए डेटा को किसी भी फॉर्मेट में तैयार अथवा प्रिंट करने के लिए किया जाता है।
रिपोर्ट के द्वारा एक्सेस डेटाबेस से डेटा को व्यवस्थित रूप से प्रस्तुत किया जा सकता है। रिपोर्ट केवल डेटा को प्रदर्शित करती है, इसके द्वारा टेबल के डेटा में कोई परिवर्तन नहीं किया जाता है। जब भी कोई रिपोर्ट ओपन की जाती है टो वह लेटेस्ट डेटा को दिखाती है।
रिपोर्ट में एक या अधिक टेबल अथवा क्वेरीज से बनाई जाती हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रिपोर्ट द्वारा डेटाबेस टेबल से किसी भी जानकारी को व्यू, फॉर्मेट एवं प्रिंट किया जा सकता है।
मैक्रोज़ ऐसे छोटे कंप्यूटर प्रोग्रामिंग इंस्ट्रक्शन हैं जिनके द्वारा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में इंस्ट्रक्शन सेट करने की अनुमति देते हैं जैसे रिकॉर्ड सर्च करना, किसी अन्य रिकॉर्ड पर जाना, या कोई क्वेरी करना।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में मैक्रो एक ऐसा टूल है जो विभिन्न कार्यों को स्वचालित रूप से करने के लिए प्रयोग किया जाता है।
उदाहरण के लिए डेटा एंट्री फॉर्म से सीधे रिपोर्ट बनाने के लिए फॉर्म में एक मैक्रो बना सकते हैं जो रिपोर्ट ओपन अथवा प्रिंट कर सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में मोड्यूल वे स्टेटमेंट एवं प्रोसीजर हैं जिन्हें आप विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन (वीबीए) का उपयोग करके लिख सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस मोड्यूल द्वारा एप्लीकेशन प्रोग्राम को बनाने में सहायता मिलती है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के विकास के कारण आज लगभग हर क्षेत्र में डेटाबेस का उपयोग बढता जा रहा है। डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) से उस हर चीज का रिकॉर्ड रखा जा सकता है जो किसी व्यक्ति या संगठन के लिए महत्वपूर्ण होती हैं।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) किसी भी व्यक्ति या उत्पाद के बारे में जानकारी और सम्बन्धित रिकॉर्ड तेजी से खोजने में सहयोग करता है जो उन्हें काम में अधिक प्रभावी बनाता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग सरल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम तैयार करने के लिए लिया जाता है. इसका उपयोग सामान्य रूप से पर्सनल एड्रेस बुक, स्टोर एवं इन्वेंट्री मैनेजमेंट, स्टूडेंट रिकॉर्ड, ऑफिस में सामान्य डेटाबेस कार्यौं, आदि के लिए किया जा सकता है. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के बिल्ट-इन विजार्ड एक्सेस एवं टेम्प्लेट इसे कई तरह के डेटाबेस तैयार करने एवं मैनेज करने की सुविधा देते हैं. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग निम्न कार्यो के लिए किया जा सकता है.
• Personal Applications
• Small-Business Applications
• Office & Departmental Applications
• Front-End Applications for Databases
• Web Applications
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डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस प्रैक्टिकल
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस प्रैक्टिकल के अंतर्गत एम एस एक्सेस के प्रैक्टिकल माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में टेबल, फॉर्म, क्वेरी, रिपोर्ट, डेटाबेस में डाटा को इम्पोर्ट / एक्सपोर्ट करना आदि के प्रेक्टिकल उपलब्ध कराए जा रहे हैं।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस ऑनलाइन टेस्ट सीरीज
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS/MS-Access) ऑनलाइन टेस्ट सीरीज आपकी सुविधा के लिए पूरी तरह से मुफ्त है। कोपा-गाइड सभी कंप्यूटर विषयों कंप्यूटर फंडामेंटल, ऑपरेटिंग सिस्टम, एमएस-ऑफिस, डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम, इंटरनेट और एचटीएमएल, जावा स्क्रिप्ट, प्रोग्रामिंग विथ वीबीए, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर, टैली, इंटरनेट और ई कॉमर्स के ऑनलाइन टेस्ट सीरीज उपलब्ध कराता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस वीडियो ट्यूटोरियल्स
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के वीडियो ट्युटोरियल्स की सहायता से आप डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस को हिंदी भाषा में आसानी से समझ सकते हैं. यह हिंदी वीडियो ट्युटोरियल्स सभी के लिए नि:शुल्क हैं.
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डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम का परिचय
डाटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) हिंदी नोट्स डाटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम क्या है? डेटाबेस मैनेजमेंट की विशेषताएँ, डेटाबेस का उपयोग एवं वर्तमान में प्रयोग किए जा रह डेटाबेस सॉफ्टवेयर की जानकारी में सहायक होंगे। कंप्यूटर हिंदी नोट्स विभिन्न कंप्यूटर कोर्स जैसे DCA, BCA, PGDCA, ITI-COPA के छात्रों एवं प्रतियोगी परीक्षाओं की तैयारी के लिए बहुत उपयोगी हैं।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम का परिचय || Indtroduction to Database Management System
'डेटा' (Data) शब्द की उत्पत्ति 'डेटम' (Datum) शब्द से हुई है जिसका अर्थ है 'सूचना का एक टुकड़ा'। यह डेटम शब्द का बहुवचन है।
डेटा (Data) सूचना (Information) की एक विशिष्ट छोटी इकाई है। इसका उपयोग टेक्स्ट, नंबर, इमेज, ऑडियो, वीडियो आदि जैसे विभिन्न रूपों में किया जा सकता है। डेटा (Data) रॉ (Raw) फैक्ट एवं फिगर होते हैं जिससे इनफार्मेशन / सूचना प्राप्त करने के लिए प्रोसेस करने की आवश्यकता होती है।
कंप्यूटर डेटा कंप्यूटर द्वारा प्रोसेस अथवा कंप्यूटर में स्टोर जानकारी है। यह जानकारी टेक्स्ट डॉक्यूमेंट, इमेज, ऑडियो क्लिप, सॉफ्टवेयर प्रोग्राम या अन्य प्रकार के डेटा के रूप में हो सकती है।
डेटाबेस के संदर्भ में डेटा उन सभी वस्तुओं को संदर्भित करता है जो डेटाबेस में संग्रहीत (Store) हैं। डेटाबेस में डेटा मुख्य रूप से डेटाबेस टेबल में संग्रहीत (Store) किया जाता है।
डेटाबेस संबंधित डेटा का एक संग्रह है जो एक निश्चित कार्य के लिए डेटा को विभिन्न प्रकार से उपयोग करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
डेटाबेस डेटा का संग्रह है जिसे आसानी से एक्सेस और मैनेज किया जा सकता है। डेटाबेस में डेटा को टेबल, रो एवं कॉलम में व्यवस्थित किया जाता है जिससे आवश्यक जानकारी ढूंढना आसान हो सके।
डेटाबेस का मुख्य उद्देश्य डेटा को संग्रहीत (Store) , पुनर्प्राप्त (Retrive) और प्रबंधित (Manage) करके बड़ी मात्रा में जानकारी प्राप्त करना है।
दूसरे शब्दों में हम कह सकते हैं कि डेटाबेस (Database) मुख्य रूप से डेटा का एक संगठित संग्रह (Oraganized Collection) है, जिसे आमतौर पर कंप्यूटर सिस्टम में इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत (Store) किया जाता है। एक डेटाबेस को आमतौर पर एक डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) द्वारा नियंत्रित किया जाता है।
डेटाबेस (Database) में डेटा को आसानी से एक्सेस, मैनेज, मॉडिफाई, अपडेट, एवं कण्ट्रोल किया जा सकता है। अधिकांश डेटाबेस डेटा लिखने और क्वेरी करने के लिए स्ट्रक्चर क्वेरी लैंग्वेज (एसक्यूएल) का उपयोग करते हैं।
किसी भी डेटाबेस का मैनेजमेंट, डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) द्वारा किया जाता है। डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) सॉफ्टवेयर मुख्य रूप से उपयोगकर्ता और डेटाबेस के बीच एक इंटरफ़ेस के रूप में कार्य करता है। DBMS उपयोगकर्ताओं को उनकी आवश्यकता के अनुसार अपना डेटाबेस बनाने की अनुमति देता है, साथ ही डेटा, डेटाबेस इंजन और डेटाबेस स्कीमा का प्रबंधन (Management) करता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) में डेटाबेस के उपयोगकर्ता और अन्य एप्लिकेशन प्रोग्राम शामिल हैं। यह डेटा और सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन के बीच एक इंटरफेस प्रदान करता है। डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) उपयोगकर्ताओं को डेटा को स्टोर करने एवं पुनर्प्राप्त करने के साथ साथ डेटा को एक्सेस, मैनेज, मॉडिफाई, अपडेट, एवं कण्ट्रोल करने की सुविधा देता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के रूप में प्रमुख रूप से MySQL, Microsoft Access, SQL Server, Oracle, dBASE, और FoxPro शामिल हैं। वर्तमान में बहुत सारे डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) उपलब्ध हैं इसलिए उनके लिए एक दूसरे के साथ कनेक्टिविटी के लिए अधिकांश डेटाबेस सॉफ़्टवेयर एक ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी (ODBC) ड्राइवर का प्रयोग करते हैं, जो एक डेटाबेस को अन्य डेटाबेस के साथ उपयोग करने की सुविधा प्रदान करता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) की प्रमुख विशेषताएँ निम्नानुसार हैं:
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) में डेटा की डुप्लीकेट एन्ट्री एक बड़ी समस्या पैदा कर सकती है। डेटाबेस में में एक स्थान पर एक ही तरह की फाइल्स को रखा जाता है जिससे डाटा की Redundancy को कण्ट्रोल करके डेटाबेस में डुप्लीकेट एन्ट्री को रोका जाता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) में डेटा शेयरिंग केवल अधिकृत यूजर (Authorized User) के द्वारा की जाती है जिसे डाटा एडमिनिस्ट्रेटर नियंत्रित करता है और डाटा को एक्सेस करने के लिए यूजर / उपयोगकर्ता को अधिकार देता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) में डेटा कंसिस्टेंसी के द्वारा डेटाबेस में एक ही प्रकार के डाटा को बार-बार जमा होने से रोका जा सकता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) में डेटा टेबल के रूप में होता है और एक डेटाबेस में एक से अधिक टेबल होती है। इन सभी टेबल्स के बीच में रिलेशन बना कर डाटा को प्राप्त करना और अपडेट करना आसान हो जाता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) में डेटा को पूरी तरह से डेटा एडमिनिस्ट्रेटर के द्वारा कण्ट्रोल किया जाता है। इसमें एडमिनिस्ट्रेटर ही यह सुनिश्चित करता है कि यूजर को डेटाबेस के किस पार्ट पर एक्सेस देना है। इससे डेटाबेस की सिक्योरिटी बढ़ जाती है। डेटाबेस सिस्टम के सभी उपयोगकर्ताओं के पास अलग अलग डाटा एक्सेसिंग के अधिकार दिए जा सकते हैं।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) में डेटा बैकअप और डेटा रिकवरी के द्वारा डेटा को रिकवर किया जा सकता है। डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम में डेटा का बैकअप लेने और रिकवरी करने की सुविधा प्रदान करता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) ACID प्रोपर्टी के अंतर्गत डेटा एक्यूरेसी, डेटा कम्पलीटनेस, डेटा आइसोलेशन एवं डेटा ड्यूरेबिलिटी को पूरा करता है। ACID (Accuracy, Completeness, Isolation, and Durability) प्रोपर्टी में प्रत्येक डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) में यह सुनिश्चित किया जाता है कि डिलीट, इंसर्ट और अपडेट जैसे ट्रांजेक्शन करते समय डेटा का वास्तविक उद्देश्य ख़त्म नहीं होना चाहिए।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के मुख्य रूप से चार प्रकार हैं:
• हायरार्किकल डेटाबेस Hierarchical Database
• नेटवर्क डेटाबेस Network Database
• रिलेशनल डेटाबेस Relational Database
• ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड डेटाबेस Object-Oriented Database
हायरार्किकल (Hierarchical) डेटाबेस मॉडल में डेटा को ट्री स्ट्रक्चर में व्यवस्थित किया जाता है। डेटा को टॉप टू बॉटम (ऊपर से नीचे) अथवा बॉटम टू टॉप (नीचे से ऊपर) फॉर्मेट में स्टोर किया जाता है। माता-पिता एवं बच्चे (Parents-Child) के संबंध का उपयोग करके डेटा का प्रतिनिधित्व किया जाता है। इस प्रकार के डेटाबेस में माता-पिता के कई बच्चे हो सकते हैं, लेकिन बच्चों के माता-पिता केवल एक ही होते हैं।
नेटवर्क (Network) डेटाबेस मॉडल प्रत्येक प्रत्येक रिकॉर्ड को कई पेरेंट्स और कई चाइल्ड रिकॉर्ड रखने की अनुमति देता है, जो कि नेटवर्क रिकॉर्ड की एक वेब जैसी संरचना बनाती है। नेटवर्क मॉडल अधिक जटिल संबंधों को मॉडल करने की आवश्यकता को पूरा करने में मदद करता है। नेटवर्क (Network) डेटाबेस मॉडल Many-to- Many रिलेशनशिप को पूर्ण करता हैं।
रिलेशनल (Relational) डेटाबेस मॉडल सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला डेटाबेस मॉडल है क्योंकि यह सबसे आसान में से एक है। यह मॉडल टेबल की रो और कॉलम में डेटा को सामान्य करने पर आधारित है। रिलेशनल डेटाबेस मॉडल एक प्रकार का डेटाबेस है जो लॉजिकल कनेक्टेड टेबल में जानकारी संग्रहीत करता है। डेटाबेस में प्रत्येक टेबल में एक ही विषय से संबंधित जानकारी होती है।
रिलेशनल (Relational) डेटाबेस की अवधारणा (Concept) मूल रूप से 1970 में डॉ एडगर एफ कोड (E.F.Codd) द्वारा बनाई गई थी।
ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड (Object-Oriented) डेटाबेस मॉडल में डेटा को ऑब्जेक्ट के रूप में स्टोर किया जाता है। वह संरचना जिसे वर्ग कहा जाता है जो इसके भीतर डेटा प्रदर्शित करती है। ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड (Object-Oriented) डेटाबेस मॉडल में एक एंटिटी को एक ऑब्जेक्ट के रूप में दर्शाया जाता है और ऑब्जेक्ट को मेमोरी में स्टोर किया जाता है।
ऑब्जेक्ट में फ़ील्ड, प्रॉपर्टी और मेथड जैसे मेम्बर होते हैं। यह डेटाबेस को वस्तुओं के संग्रह के रूप में परिभाषित करता है जो डेटा सदस्यों के मूल्यों और संचालन दोनों को संग्रहीत करता है।
ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड डेटाबेस मॉडल में ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड प्रोग्रामिंग के गुण जैसे एन्केप्सूलेशन, इन्हेरिटेंस, पोलीमोर्फिज्म जैसे गुण होते हैं।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के उपयोगकर्ताओं में मुख्य रूप से डेटाबेस के विभिन्न लेवल पर कार्य करने वाले उपयोगकर्ता होते हैं। डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के उपयोगकर्ताओं की विभिन्न श्रेणियां निम्न हैं:
अंतिम उपयोगकर्ता (Enduser) वे लोग होते हैं जो डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) को एक्सेस करके इनफार्मेशन प्राप्त करते हैं।
उदाहरण के लिए, रेलवे के टिकट बुकिंग उपयोगकर्ता, बैंक / ऑफिस में क्लर्क, आदि डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) का उपयोग करके दिए गए कार्य को पूरा करते हैं। डेटाबेस की सामान्य जानकारियों को समय समय पर अपडेट का कार्य भी इनके द्वारा किया जाता है।
एप्लिकेशन प्रोग्रामर बैक एंड प्रोग्रामर हैं जो डेटाबेस का उपयोग करने के लिए एप्लिकेशन प्रोग्राम तैयार करते हैं। ये प्रोग्राम प्रोग्रामिंग भाषाओं जैसे विजुअल बेसिक, डेवलपर, सी, फोरट्रान, कोबोल आदि में तैयार किए जा सकते हैं।
डाटाबेस एडमिनिस्ट्रेटर पूरे डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के मैनेजमेंट के लिए जिम्मेदार होता है, यह एक व्यक्ति अथवा टीम हो सकती है। इसे डेटाबेस एडमिन या डीबीए (DBA) कहा जाता है।
डेटाबेस एडमिनिस्ट्रेटर (DBA) एक व्यक्ति / टीम है जो डेटाबेस स्कीमा को परिभाषित करता है और डेटाबेस के 3 स्तरों को भी नियंत्रित करता है।
डीबीए डेटा बेस को सुरक्षा प्रदान करने के लिए भी जिम्मेदार है और वह केवल अधिकृत उपयोगकर्ताओं को डेटा बेस तक पहुंचने / संशोधित करने की अनुमति देता है।
डीबीए रिकवरी और बैक अप की निगरानी भी करता है और तकनीकी सहायता प्रदान करता है।
वर्तमान में कई सारे डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) सॉफ्टवेयर प्रयोग में लाए जा रहे हैं, कुछ लोकप्रिय डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) हैं :
• माई एसक्यूएल (MySQL)
• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस (Microsoft Access)
• ओरेकल (Oracle )
• पोस्टग्रे एसक्यूएल (PostgreSQL)
• डीबेस (dBASE)
• फॉक्सप्रो (Foxpro)
• एसक्यू लाइट (SQLite)
• आईबीएम डीबी2 (IBM-DB2)
• लिब्रे ऑफिस बेस (LibreOffice Base)
• माइक्रोसॉफ्ट एसक्यूएल सर्वर (Microsoft SQL Server)
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के विकास के कारण आज लगभग हर क्षेत्र में डेटाबेस का उपयोग बढता जा रहा है। डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) से उस हर चीज का रिकॉर्ड रखा जा सकता है जो किसी व्यक्ति या संगठन के लिए महत्वपूर्ण होती हैं।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) किसी भी व्यक्ति या उत्पाद के बारे में जानकारी और सम्बन्धित रिकॉर्ड तेजी से खोजने में सहयोग करता है जो उन्हें काम में अधिक प्रभावी बनाता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के सामान्य उपयोग निम्न हैं:
विभिन्न आरक्षण प्रणालियाँ चाहे वह एयर टिकट, रेलवे टिकट या बस टिकट बुकिंग सिस्टम हो सभी में यात्रा करने के लिए टिकट बुकिंग के लिए डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) का प्रयोग किया जाता है। यात्रा का स्थान, खाली सीट की जानकारी, एयरवेज / ट्रेन / बस की उपलब्धता डेटाबेस के प्रयोग से आज एक ही क्लिक में प्राप्त की जा सकती है।
ऑनलाइन टिकट बुकिंग सिस्टम में डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) का प्रयोग यूजर को तेजी से टिकट बुक करने में सहायता करता है।
पूरी दुनिया में रोजाना बैंकों के माध्यम से करोड़ों-अरबों लेन-देन किए जाते हैं, आज यह कार्य बिना बैंक जाए भी हो जाता है। बैंकिंग इतनी आसान हो गई है कि घर बैठे ही बैंकों के माध्यम से पैसा भेज या प्राप्त कर सकते हैं। यह सब सिर्फ डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के प्रयोग के कारण ही संभव हो सका है जो सभी बैंक लेनदेन का प्रबंधन करता है। बैंक ग्राहक की जानकारी, उसकी गतिविधियों जैसे भुगतान, जमा, ऋण आदि के लिए डेटाबेस का उपयोग करता है।
फाइनेंस के क्षेत्र जैसे वित्त, स्टॉक, म्यूच्यूअल फंड्स और बॉन्ड जैसे वित्तीय साधनों के स्टॉक, बिक्री और खरीद के बारे में जानकारी एवं लेनदेन के लिए डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के प्रयोग किया जा रहा है।
शासकीय एवं प्राइवेट सेक्टर में कई कर्मचारी काम करते हैं। डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के प्रयोग से इन सभी कर्मचारियों का प्रबंधन, मानव संसाधन प्रबंधन विभाग द्वारा डेटाबेस के प्रयोग से किया जाता है। डीबीएमएस के माध्यम से प्रत्येक कर्मचारी के वेतन, टैक्स, कार्य, पदोन्नति आदि का रिकॉर्ड रखा जाता है।
किसी भी पुस्तकालय में हजारों-लाखों किताबें, पत्र-पत्रिकाएँ आदि होती हैं इसलिए सभी पुस्तकों का रिकॉर्ड एक कॉपी या रजिस्टर में रखना बहुत मुश्किल है। इसलिए डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) का प्रयोग कर पुस्तक का नाम, लेखक और पुस्तक की उपलब्धता,पुस्तक जारी करने की तारीख, एवं अन्य संबंधित सभी सूचनाओं को डेटाबेस की सहायता से रखा जाता है। किसी भी जानकारी अथवा रिकॉर्डे को आसानी से प्राप्त भी किया जा सकता है।
कोई भी टेलीकम्युनिकेशन कंपनी बिना डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के अपने बिजनेस के बारे में सोच भी नहीं सकती। इन कंपनियों के लिए ग्राहक की जानकारी, कॉल विवरण और प्रीपेड एवं पोस्टपेड बिलों की जानकारी के लिए डीबीएमएस आवश्यक है।
व्यापार में ग्राहक की जानकारी, उत्पादन जानकारी और बिल का विवरण आदि कार्यो के लिए डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) का प्रयोग सुविधाजनक है। इसके साथ ही स्टॉक एवं इन्वेंट्री, टैक्स, उधार लेन देन आदि के लिए डेटाबेस की उपयोगिता सर्वमान्य है।
मैन्युफैक्चरिंग सेक्टर में किसी भी निर्माण इकाई, गोदाम या वितरण केंद्र के प्रत्येक आइटम के रिकॉर्ड की जानकारी के डेटाबेस की आवश्यकता होती है। निर्माण की जाने वाली सामग्री, वितरण द्वारा आपूर्ति की जाने वाली सामग्री, सेल्स आदि के लिए डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) का प्रयोग अति आवश्यक होता है।
हम सभी अपने विचार साझा करने और अपने दोस्तों से जुड़ने के लिए सोशल मीडिया वेबसाइट का प्रयोग करते हैं। फेसबुक, ट्विटर, Pinterest जैसे कई सोशल मीडिया अकाउंट्स के लिए रोजाना लाखों यूजर्स साइन अप करते हैं। लेकिन यूजर्स की सारी जानकारी कैसे स्टोर की जाती है और यूजर एक-दूसरे से कैसे जुड़ पाते हैं, यह सब डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के कारण संभव होता है।
ई कॉमर्स / ऑनलाइन शॉपिंग का प्रयोग कर हर कोई सुविधाजनक रूप से घर से ही खरीदारी कर सकता है। ऑनलाइन शॉपिंग साईट द्वारा इन सभी उत्पादों को डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) की मदद से ही वेबसाइट पर डिस्प्ले किया जाता है एवं बेचा जाता है। खरीदारी की जानकारी, बिल और भुगतान, ये सभी DBMS की मदद से किए जाते हैं।
वर्तमान में स्कूलों, कॉलेजों, विश्विद्यालयों आदि में प्रवेश, परीक्षा, मूल्यांकन आदि के लिए डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) का प्रयोग किया जा रहा है। डेटाबेस के प्रयोग से छात्रों के प्रवेश रिकॉर्ड, उनकी परीक्षा एवं मूल्यांकन आदि कार्यों को सुविधाजनक रूप से शीघ्रतापूर्वक किया जाता है।
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डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस प्रैक्टिकल
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस प्रैक्टिकल के अंतर्गत एम एस एक्सेस के प्रैक्टिकल माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में टेबल, फॉर्म, क्वेरी, रिपोर्ट, डेटाबेस में डाटा को इम्पोर्ट / एक्सपोर्ट करना आदि के प्रेक्टिकल उपलब्ध कराए जा रहे हैं।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस ऑनलाइन टेस्ट सीरीज
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डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस वीडियो ट्यूटोरियल्स
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के वीडियो ट्युटोरियल्स की सहायता से आप डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस को हिंदी भाषा में आसानी से समझ सकते हैं. यह हिंदी वीडियो ट्युटोरियल्स सभी के लिए नि:शुल्क हैं.
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MS Access | Shortcut Keys
MS Access | Shortcut Keys
|
Task to perform
|
Shortcut Key
|
|
Open the Home tab
|
Alt+H
|
|
Display the shortcut menu
for the selected item
|
Shift+F10
|
|
Show or hide a property sheet
|
F4
|
|
Switch between Edit mode and Navigation mode in the Datasheet
or Design view
|
F2
|
|
Switch to Form view from the
form Design view
|
F5
|
|
Move to the next or previous field in the Datasheet view
|
Tab or Shift+Tab
|
|
Go to a specific
record in the Datasheet view
|
Alt+F5
|
|
Open the Print dialog
box from Print (for da
tasheets, forms, and reports)
|
Ctrl+P
|
|
Open the Page Setup dialog
box (for forms and reports)
|
S
|
|
Zoom in or out on a part of the page
|
Z
|
|
Open the Find tab
|
Ctrl+F
|
|
Open the Replace tab
|
Ctrl+H
|
|
Add a new record in Datasheet view or Form view
|
Ctrl+Plus Sign (+)
|
|
Open the Help window
|
F1
|
|
Exit Access
|
Alt+F4
|
|
Open the File page
|
Alt+F
|
|
Open the Home tab
|
Alt+H
|
|
Open the Create tab
|
Alt+C
|
|
Open the External Data tab
|
Alt+X or Alt+X,1
|
|
Open the Database Tools tab
|
Alt+Y
|
|
Open the Fields tab
|
Alt+J, B
|
|
Open the Table tab
|
Alt+J, T
|
|
Open a New Database
|
Ctrl+N
|
|
Open an Existing Database
|
Ctrl+O or
Ctrl+F12
|
|
Show KeyTips
|
Alt or F10
|
|
Close the Active Database Window
|
Ctrl+W or Ctrl+F4
|
|
Switch between the Visual Basic Editor and the previous active window
|
Alt+F11
|
|
Maximize or Restore a selected window.
|
Ctrl+F10
|
|
Text Box Editing
|
|
|
Move to the beginning of the
entry
|
Home
|
|
Move to the end of the entry
|
End
|
|
Move one character to the left
or right
|
The Left or Right
Arrow
|
|
Move one word to the left or
right
|
Ctrl+Left Arrow or Ctrl+Right Arrow
|
|
Select from the insertion point to the beginning of the text
|
Shift+Home
|
|
Select from the insertion point to the end of the text
|
Shift+End
|
|
Change the selection by one
character to the left
|
Shift+Left arrow
|
|
Change the selection by one character
to the right
|
Shift+Right arrow
|
|
Change the selection by one word
to the left
|
Ctrl+Shift+Left Arrow
|
|
Change the selection by one word
to the right
|
Ctrl+Shift+Right Arrow
|
|
Combo or List Box
|
|
|
Open a Combo Box
|
F4 or Alt+Down Arrow
|
|
Move down one line
|
Down Arrow
|
|
Move down one page
|
Page Down
|
|
Move up one line
|
Up Arrow
|
|
Move up one page
|
Page Up
|
|
Exit the combo box or list box
|
Tab key
|
|
Navigate between Fields and Records
|
|
|
Move to the next field
|
Tab key or Right Arrow
|
|
Move to the last field in the current record
|
End
|
|
Move to the previous field
|
Shift+Tab or Left
Arrow
|
|
Move to the first field in the current record
|
Home
|
|
Move to the current field in the next record
|
Down Arrow
|
|
Move to the current field in the last record
|
Ctrl+Down Arrow
|
|
Move to the last field in the last record
|
Ctrl+End
|
|
Move to the current field in the previous record
|
Up Arrow
|
|
Move to the current field in the first record
|
Ctrl+Up Arrow
|
|
Move to the first field in the first record
|
Ctrl+Home
|
|
Go to a specific record
|
Alt+F5
|
|
Enter data in a Datasheet or Form view
|
|
|
Insert the current date
|
Ctrl+Semicolon
(;)
|
|
Insert the current time
|
Ctrl+Shift+Colon (:)
|
|
Insert the default value for
a field
|
Ctrl+Alt+Spacebar
|
|
Insert the value from the same
field in the previous record
|
Ctrl+Apostrophe (')
|
|
Add a new record
|
Ctrl+Plus Sign
(+)
|
|
In a datasheet, delete the
current record
|
Ctrl+Minus Sign (-)
|
|
Save changes to the current record
|
Shift+Enter
|
|
Switch between the values in a
check box or option button
|
Spacebar
|
|
Insert a new line in a Short Text or Long Text field
|
Ctrl+Enter
|
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस प्रैक्टिकल
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस प्रैक्टिकल के अंतर्गत एम एस एक्सेस के प्रैक्टिकल माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में टेबल, फॉर्म, क्वेरी, रिपोर्ट, डेटाबेस में डाटा को इम्पोर्ट / एक्सपोर्ट करना आदि के प्रेक्टिकल उपलब्ध कराए जा रहे हैं।
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डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम / एम एस एक्सेस वीडियो ट्यूटोरियल्स
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