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MS-Word Using Mail Merge Hindi Notes

How to Use Mail-Merge in MS-Word | Hindi Notes

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड – मेल मर्ज का उपयोग | Using Mail-Merge in Microsoft Word

Mail Merge in MS-Word Hindi Notes

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड – मेल मर्ज क्या है? | Microsoft Word - What is Mail-Merge?



मेल मर्ज किसी भी वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में वह प्रोसेस है जिसके द्वारा किसी डॉक्यूमेंट जैसे – इंटरव्यू लैटर, ऑफर लैटर, इनविटेशन आदि को एक साथ कई लोगों को उनके डाटा जैसे नाम, पता, फ़ोन नंबर आदि के साथ तैयार किया जाता है।

मेल मर्ज डॉक्यूमेंट में डॉक्यूमेंट को अनेक लोगों को भेजे जाने हेतु उनके डाटा फील्ड के साथ तैयार किया जाता है, जिससे वह एक पर्सनल डॉक्यूमेंट की तरह दिखाई देता है।

मेल मर्ज में मुख्य रूप से दो डॉक्यूमेंट जैसे लैटर को किसी एड्रेस फाइल के साथ मर्ज किया जाता है। मुख्य डॉक्यूमेंट में सामान्य जानकारी जो कई व्यक्तियों को भेजा जाना है उसे तैयार किया जाता है, जिसे किसी एड्रेस फाइल जैसे एक्सेल शीट, एड्रेस बुक आदि के साथ मर्ज किया जाता है।

मेल मर्ज में डॉक्यूमेंट को एक साथ कई लोगों को भेजने के लिए हार्ड कॉपी प्रिंट आउट अथवा सॉफ्ट कॉपी डॉक्यूमेंट फाइल के रूप में तैयार किया जाता है। इसे कई लोगों ईमेल अथवा अन्य माध्यम से भेजा जा सकता है।

मेल मर्ज के लाभ | Advantages of Mail-Merge


• मेल मर्ज द्वारा किसी एक ही डॉक्यूमेंट को कई लोगों को भेजे जाने हेतु आसानी से एवं शीघ्रता से तैयार किया जा सकता है। यह कई डॉक्यूमेंट को बनाने में लगने वाले समय की बचत करता है।

• प्रत्येक डॉक्यूमेंट को पर्सनल नाम आदि के साथ तैयार किया जाता है, जिससे रीडर पर अच्छा प्रभाव पड़ता है।

• मेल मर्ज द्वारा कम समय में किसी भी डॉक्यूमेंट की व्यक्तिगत डाटा का उपयोग कर मल्टीपल कॉपी बनाई जा सकती हैं, जिससे समय की बचत होती है।

• एक ही डाटाबेस का उपयोग कर कई सारे फॉर्मेट्स बनाए जा सकते हैं।

• मेल मर्ज द्वारा डॉक्यूमेंट को सॉफ्ट कॉपी एवं हार्ड कॉपी दोनों में तैयार कर भेजा जा सकता है।

• मेल मर्ज द्वारा बनाए गए डॉक्यूमेंट को आसानी से एडिट किया जा सकता है।


माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - मेल मर्ज का प्रयोग कैसे करें? | Microsoft Word - How to use Mail-Merge?


माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज का प्रयोग मुख्य रूप से दो तरीके उपलब्ध कराता है।

1. मेल मर्ज विजार्ड का उपयोग :
मेल-मर्ज विजार्ड किसी भी मेल-मर्ज डॉक्यूमेंट को तैयार करने के विभिन्न चरणों को स्टेप बाई स्टेप पूरा करने में सहायता करता है। पहली बार मेल-मर्ज का प्रयोग करने के लिए यह बेहतर विकल्प है।

2. फॉर्म लैटर का उपयोग :
फॉर्म लैटर में किसी भी लैटर का उपयोग करके उसमें एड्रेस लिस्ट से फ़ील्ड्स को डॉक्यूमेंट में इन्सर्ट करके मेल मर्ज का उपयोग किया जाता है.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - मेल मर्ज विजार्ड का उपयोग | Microsoft Word - Using Mail-Merge Wizard


मेल-मर्ज विजार्ड किसी भी मेल-मर्ज डॉक्यूमेंट को तैयार करने के विभिन्न चरणों को स्टेप बाई स्टेप पूरा करने में सहायता करता है। पहली बार मेल-मर्ज का प्रयोग करने के लिए यह बेहतर विकल्प है।

स्टेप बाई स्टेप मेल-मर्ज विजार्ड का उपयोग करने के लिए रिबन से मेलिंग (Mailing) टैब का प्रयोग किया जाता है। मेलिंग टैब से स्टार्ट मेल मर्ज (start mail-merge) ड्राप डाउन बटन में सबसे नीचे STEB BY STEP MAIL MERGE WIZARD... ऑप्शन पर क्लिक करेंगे।

Mail Merge Wizard in MS-Word Hindi Notes


यह ऑप्शन स्क्रीन पर मेल मर्ज डायलॉग बॉक्स डिस्प्ले करता है। यह मुख्य रूप से तीन भागों में बंटा होता है। सबसे ऊपर मेल मर्ज के लिए ऑप्शन दिए होते हैं, बीच वाले भाग में उसका डिस्क्रिप्शन दिया होता है, जिसमें ऊपर दिए गए ऑप्शन की डिटेल्स होती है। सबसे नीचे मेल मर्ज में उपयोग किए जाने वाले स्टेप्स की नेक्स्ट अथवा प्रीवियस मेनू पर जाने के लिए बटन दिए गए हैं।

स्टेप बाई स्टेप मेल-मर्ज विजार्ड द्वारा मेल मर्ज को 6 स्टेप्स में पूरा किया जाता है।
स्टेप 1 : सिलेक्ट डॉक्यूमेंट टाइप (Select document type)
स्टेप 2 : सिलेक्ट स्टार्टिंग डॉक्यूमेंट (select starting document)
स्टेप 3 : सिलेक्ट रेसिपिएँट (select recipients)
स्टेप 4 : राईट योर लैटर (Write your letter)
स्टेप 5 : प्रीव्यू योर लेटर्स (Preview your letters)
स्टेप 6 : कम्पलीट मर्ज (Complete the merge)

स्टेप 1 : सिलेक्ट डॉक्यूमेंट टाइप (Select document type)


मेल-मर्ज विजार्ड की स्टेप 1 में मेल मर्ज करने करने के लिए डॉक्यूमेंट सिलेक्ट किया जाता है, मेल मर्ज के लिए लैटर, ईमेल मेसेज, एनवेलोप, लेबल्स अथवा डायरेक्टरी में से किसी एक डॉक्यूमेंट को रेडियो बटन से सिलेक्ट किया जाता है।

Mail Merge Wizard Select document type in MS-Word Hindi Notes

मेल-मर्ज विजार्ड इस ऑप्शन के नीचे उस डॉक्यूमेंट का डिस्क्रिप्शन दिया जाता है।

सबसे नीचे मेल मर्ज के लिए स्टेप्स बटन दिए गए हैं, अगली स्टेप्स के लिए नेक्स्ट (Next) बटन पर क्लिक करके डॉक्यूमेंट स्टार्ट करते हैं।

स्टेप 2 : सिलेक्ट स्टार्टिंग डॉक्यूमेंट (select starting document)


मेल-मर्ज विजार्ड का यह ऑप्शन सिलेक्ट किए गए डॉक्यूमेंट को स्टार्ट करने का ऑप्शन उपलब्ध कराता है। इस स्टेप में तीन ऑप्शन उपलब्ध होते हैं।

Mail Merge Wizard select starting document in MS-Word Hindi Notes


यूज़ करंट डॉक्यूमेंट (Use the current document)
इस ऑप्शन का प्रयोग करंट डॉक्यूमेंट सिलेक्ट करने के लिए किया जाता है। यदि आप जिस डॉक्यूमेंट में मेल मर्ज विजार्ड का का उपयोग कर रहे हैं, उसी में सिलेक्ट किए गए डॉक्यूमेंट को बनाने की सुविधा देता है।

स्टार्ट फ्रॉम टेम्पलेट (Start from template)
यदि मेल मर्ज डॉक्यूमेंट के लिए किसी टेम्पलेट का उपयोग करना है तो इस ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है। इस ऑप्शन में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड द्वारा टेम्पलेट डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित किया जाता है, जिसमें किसी भी टेम्पलेट को सिलेक्ट किया जा सकता है।

स्टार्ट फ्रॉम एक्सिस्टिंग डॉक्यूमेंट (Start from existing document)
यदि पहले से बना हुआ कोई डॉक्यूमेंट का उपयोग मेल मर्ज के लिए किया जाना है तो ओपन बटन पर क्लिक करके उसे सिलेक्ट किया जा सकता है।

स्टेप 3 : सिलेक्ट रेसिपिएँट (select recipients)


मेल-मर्ज विजार्ड के इस ऑप्शन द्वारा उस लिस्ट को सिलेक्ट अथवा क्रिएट किया जाता है, जिन्हें यह डॉक्यूमेंट मेल मर्ज द्वारा भेजा जाना है।
इस स्टेप में तीन ऑप्शन उपलब्ध होते हैं।
1- यूज़ एन एक्सिस्टिंग लिस्ट (Use an existing list)
2- सिलेक्ट फ्रॉम आउटलुक कॉन्टेक्ट्स (select from outlook contacts)
3- टाइप न्यू लिस्ट (Type a new list)

1- यूज़ एन एक्सिस्टिंग लिस्ट (Use an existing list)
इस ऑप्शन द्वारा पहले से बनी हुई किसी भी लिस्ट को उपयोग किया जा सकता है। एड्रेस लिस्ट किसी भी फ़ॉर्मेट जैसे एक्सेल फाइल, डेटाबेस फाइल, एड्रेस बुक, आउटलुक कॉन्टेक्ट्स आदि हो सकते हैं।

Mail Merge Wizard Use an existing list in MS-Word Hindi Notes


माइक्रोसॉफ्ट वर्ड किसी भी डाटा सोर्स जैसे एक्सेल फाइल, डेटाबेस फाइल आदि को एड्रेस लिस्ट के रूप में प्रयोग कर सकता है।
2- सिलेक्ट फ्रॉम आउटलुक कॉन्टेक्ट्स (select from outlook contacts)
माइक्रोसॉफ्ट के ईमेल सॉफ्टवेयर आउटलुक से भी किसी लिस्ट को सिलेक्ट करने के सुविधा मेल मर्ज में उपलब्ध है। आउटलुक कॉन्टेक्ट्स को सिलेक्ट करने के लिए इस ऑप्शन का प्रयोग करते हैं।
3- टाइप न्यू लिस्ट (Type a new list)
मेल मर्ज के लिए एक नई लिस्ट बना कर उपयोग करने के लिए इस ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है। पहली बार मेल मर्ज उपयोग करने के लिए इस ऑप्शन का प्रयोग किया जाना चाहिए।

Mail Merge Wizard create list in MS-Word Hindi Notes

1- रेडियो बटन से टाइप ए न्यू लिस्ट सिलेक्ट करें।
2- क्रिएट बटन पर क्लिक करें।
3- न्यू एड्रेस लिस्ट डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है, यहाँ पर दिए गए कॉलम में मेल मर्ज किए जाने वाले एड्रेस को टाइप कर लिस्ट बनाई जाती है।
पहली रो के बाद न्यू एंट्री (New Entry) बटन पर क्लिक करके नए एड्रेस को जोड़ा जा सकता है, कीबोर्ड के टैब बटन का प्रयोग भी इसके लिए किया जा सकता है। किसी एंट्री को हटाने के लिए डिलीट (Delete) बटन का प्रयोग किया जाता है।
4- माइक्रोसॉफ्ट वर्ड द्वारा डिफ़ॉल्ट एड्रेस लिस्ट में से कॉलम को जोड़ा अथवा हटाया जा सकता है। इसके लिए कस्टमाइज कॉलम (Customize Columns) बटन पर क्लिक करके लिस्ट कॉलम को परिवर्तित किया जा सकता है।
5- यदि किसी कॉलम को हटाना है तो डिलीट (Delete) बटन एवं कॉलम को जोड़ने के लिए ऐड (Add) बटन का प्रयोग करते हैं। कॉलम को रीनेम (Rename) बटन द्वारा कॉलम का टाइटल बदला जा सकता है।
6- कॉलम के क्रम को मूव अप / मूव डाउन बटन से बदला जा सकता है।
ओके (OK) बटन द्वारा लिस्ट को सेव किया जाता है। लिस्ट को माइक्रोसॉफ्ट डेटाबेस फॉर्मेट “.mdb” में सेव किया जाता है।

एड्रेस लिस्ट सिलेक्ट करने पर निम्नानुसार दिखाई देगी।

Mail Merge Wizard select list in MS-Word Hindi Notes

स्टेप 4 : राईट योर लैटर (Write your letter)


मेल-मर्ज विजार्ड के इस ऑप्शन द्वारा फाइनल लेटर्स तैयार किया जाता है। इस ऑप्शन में जो भी लेटर्स तैयार किया जाना है उसे टाइप किया जाता है।

इस स्टेप में टाइप किए गए लैटर में एड्रेस ब्लाक का प्रयोग निर्धारित स्थान पर सिलेक्ट किए गए फ़ॉर्मेट के अनुसार इन्सर्ट किया जा सकता है। साथ ही इसी स्टेप में निर्धारित स्थान पर सिलेक्ट किए गए फ़ॉर्मेट के अनुसार ग्रीटिंग लाइन इन्सर्ट किया जा सकता है। ग्रीटिंग लाइन का प्रीव्यू भी डायलॉग बॉक्स में दिखाई देता है।

Mail Merge Wizard select Using Address Block

एड्रेस ब्लाक एवं ग्रीटिंग लाइन्स डॉक्यूमेंट में इन्सर्ट करने पर "AddressBlock" एवं "GreetingLine" के रूप में दिखाई देते हैं।

Mail Merge Wizard using Greeting Line

स्टेप 5 : प्रीव्यू योर लेटर्स (Preview your letters)


मेल-मर्ज विजार्ड के प्रीव्यू योर लेटर्स (Preview your letters) स्टेप द्वारा लेटर्स को इन्सर्ट की गई एड्रेस लिस्ट के साथ प्रीव्यू के रूप में देखने के लिए प्रयोग किया जाता है।
प्रीव्यू ऑप्शन मैन के साथ इन्सर्ट किए गए एड्रेस ब्लाक एवं ग्रीटिंग लाइन के साथ लैटर को प्रदर्शित करता है। Recipient बटन से जितने भी रिकार्ड्स हैं उनका प्रीव्यू देखा जा सकता है। मेलिंग टैब के प्रीव्यू रिजल्ट्स ऑप्शन द्वारा भी इसको देखा जा सकता है।

Mail Merge Wizard Preview your letters

स्टेप 6 : कम्पलीट मर्ज (Complete the merge)


मेल-मर्ज विजार्ड के अंतिम स्टेप कम्पलीट मर्ज (Complete the merge) द्वारा मेल मर्ज डॉक्यूमेंट को कम्पलीट किया जाता है। इस स्टेप में मेल मर्ज डॉक्यूमेंट को प्रिंट एवं नए डॉक्यूमेंट में तैयार किया जाता है।

किसी भी मेल मर्ज डॉक्यूमेंट की हार्ड कॉपी प्राप्त करने के लिए प्रिंट ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है।
मर्ज टू प्रिंटर (Merge to printer) डायलॉग बॉक्स के द्वारा सभी रिकार्ड्स के साथ, करंट रिकार्ड्स अथवा सिलेक्टेड रिकार्ड्स को मर्ज कर प्रिंट किया जा सकता है।

Mail Merge Wizard Complete the merge

एडिट इंडिविजुअल लेटर्स (Edit individual letters) ऑप्शन द्वारा एक नए डॉक्यूमेंट में रिकार्ड्स के साथ लेटर्स को मर्ज किया जाता है। यह एक नया डॉक्यूमेंट बना कर उसमें सभी रिकार्ड्स के साथ इंडिविजुअल लेटर तैयार कर देता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - मेल मर्ज के लिए फॉर्म लेटर्स का उपयोग | Microsoft Word - Using form letters for Mail-Merge


मेल मर्ज के लिए फॉर्म लेटर्स का उपयोग करने के लिए मेलिंग टैब का उपयोग किया जाता है। यह टैब फॉर्म लेटर्स के साथ साथ अन्य मेल मर्ज डाक्यूमेंट्स जैसे एनवेलप, लेबल, डायरेक्टरी, ईमेल मेसेज आदि के लिए भी प्रयोग किया जाता है।

Microsoft Word - Using Mailing Tab

मेलिंग टैब में मुख्य रूप से 5 कमांड्स ग्रुप होते हैं.
1- क्रिएट (Create)
2- स्टार्ट मेल मर्ज (Start Mail Merge)
3- राइट एंड इन्सर्ट फ़ील्ड्स (Write & Insert Fields)
4- प्रीव्यू रिजल्ट्स (Preview Results)
5- फिनिश (Finish)

1- क्रिएट (Create)
मेलिंग टैब में क्रिएट ऑप्शन का उपयोग मुख्य रूप से एनवेलप एवं लेबल बनाने के लिए किया जाता है। क्रिएट कमांड ग्रुप से एन्वेलप / लेबल पर क्लिक करने से एन्वेलप डायलॉग बॉक्स डिस्प्ले होता है।

Microsoft Word - Using Envelops & Labels
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एन्वेलप के डिलीवरी एड्रेस बॉक्स में एड्रेस टाइप किया जा सकता है इसी प्रकार रिटर्न एड्रेस बॉक्स में रिटर्न एड्रेस टाइप किया जा सकता है। एक से अधिक एड्रेस को प्रयोग करने के लिए एड्रेस बटन पर क्लिक करके माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक एड्रेस को ऐड कर सकते हैं।
इसी प्रकार लेबल टैब का उपयोग करके एड्रेस हेतु लेबल बनाए जा सकते हैं।

2- स्टार्ट मेल मर्ज (Start Mail Merge)
फॉर्म लेटर्स के द्वारा मेल मर्ज करने के लिए स्टार्ट मेल मर्ज (Start Mail Merge) ग्रुप से लेटर्स को सिलेक्ट किया जाता है। यह ऑप्शन मेल मर्ज विज़ार्ड की तरह ही कार्य करता है।

Microsoft Word - Using Start Mail Merge Command


स्टार्ट मेल मर्ज (Start Mail Merge) ग्रुप के सिलेक्ट रेसिपिएंट (Select Recipients) बटन से ही मेल मर्ज के लिए एड्रेस लिस्ट को सिलेक्ट अथवा क्रिएट किया जा सकता है। सिलेक्ट की गई लिस्ट को एडिट करने के लिए एडिट रेसिपिएंट (Edit Recipients) बटन का प्रयोग किया जाता है।

3- राइट एंड इन्सर्ट फ़ील्ड्स (Write & Insert Fields)
राइट एंड इन्सर्ट फ़ील्ड्स (Write & Insert Fields) ग्रुप द्वारा डॉक्यूमेंट में मेल मर्ज विज़ार्ड की तरह ही एड्रेस ब्लाक बटन द्वारा निर्धारित स्थान पर एड्रेस ब्लाक इन्सर्ट किया जा सकता है। इसी प्रकार ग्रीटिंग लाइन बटन द्वारा ग्रीटिंग लाइन इन्सर्ट किया जा सकता है।

Microsoft Word - Using Write & Insert Fields

यह ग्रुप अलग से एड्रेस फील्ड को डॉक्यूमेंट में इन्सर्ट करने की सुविधा भी प्रदान करता है, इन्सर्ट मर्ज फील्ड (Insert Merge Field) ड्राप डाउन द्वारा एड्रेस लिस्ट की सभी फ़ील्ड्स को देखा जा सकता है। जिन फील्ड को डॉक्यूमेंट में इन्सर्ट करना है उस पर क्लिक करके इन्सर्ट किया जा सकता है।
4- प्रीव्यू रिजल्ट्स (Preview Results)
प्रीव्यू रिजल्ट्स (Preview Results) द्वारा लेटर्स को इन्सर्ट की गई एड्रेस लिस्ट के साथ प्रीव्यू के रूप में देखने के लिए प्रयोग किया जाता है।

Microsoft Word - Using Preview Results

5- फिनिश (Finish)
फिनिश (Finish) ग्रुप के फिनिश एंड मर्ज (Finish & Merge) बटन द्वारा मेल मर्ज को कम्पलीट किया जाता है। इसके ड्राप डाउन ऑप्शन से निम्न कमांड्स को प्रयुक्त किया जा सकता है।

Microsoft Word - Using Finish & Merge

एडिट इंडिविजुअल लेटर्स (Edit individual letters) ऑप्शन द्वारा एक नए डॉक्यूमेंट में रिकार्ड्स के साथ लेटर्स को मर्ज किया जाता है। यह एक नया डॉक्यूमेंट बना कर उसमें सभी रिकार्ड्स के साथ इंडिविजुअल लेटर तैयार कर देता है।
किसी भी मेल मर्ज डॉक्यूमेंट की हार्ड कॉपी प्राप्त करने के लिए प्रिंट डॉक्यूमेंट (Print document) ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है।
सेंड ईमेल मेसेज (Send email message) के द्वारा डॉक्यूमेंट को ईमेल किया जा सकता है।



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