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MS-Word Document Formatting Hindi Notes

MS-Word - Text Formatting

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग | Microsoft Word - Text Formatting

Using Text and Paragraph Formatting in MS-Word Hindi Notes

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग | Microsoft Word - Text Formatting


माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word) की प्रमुख विशेषताओं में डॉक्यूमेंट बनाने और उसे किसी भी प्रकार से फॉर्मेट करने की क्षमता है। सिंपल टेक्स्ट डॉक्यूमेंट को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में विभिन्न फ़ॉर्मेटिंग ऑप्शन का प्रयोग करके देखने में आकर्षक बनाया जा सकता है।
डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेटिंग में फॉण्ट स्टाइल्स, कलर्स, साइज़, अपीयरेंस, पैराग्राफ ऑप्शन आदि का प्रयोग किया जाता है।


माइक्रोसॉफ्ट वर्ड द्वारा विभिन्न प्रकार के डॉक्यूमेंट तैयार किए जाते हैं जैसे ऑफिस लेटर्स, लीगल डॉक्यूमेंट, रिज्यूमे, प्रोजेक्ट रिपोर्ट, ब्रोशर आदि. इन डॉक्यूमेंट को विभन्न फ़ॉर्मेटिंग फीचर का उपयोग करके आकर्षक एवं उपयोगी बनाया जा सकता है।
किसी भी डॉक्यूमेंट का विजुअल अपीयरेंस यानि वह किस प्रकार दिखाई देता है, उसकी प्रभावशीलता बढ़ा देता है। डॉक्यूमेंट में हैडलाइन का प्रयोग, आवश्यकतानुसार महत्त्वपूर्ण शब्दों को बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन करना, डॉक्यूमेंट में कलर का प्रयोग, लाइन्स के बीच में स्पेस, पैराग्राफ एलाइनमेंट आदि डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेटिंग में महत्त्वपूर्ण योगदान देते हैं।

MS-Word Document Formatting Hindi Notes

किसी भी सिंपल टेक्स्ट डॉक्यूमेंट को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के फ़ॉर्मेटिंग ऑप्शन के उपयोग से प्रभावशील बनाया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word) में फ़ॉर्मेटिंग के लिए मुख्य रूप से टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग एवं पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग का प्रयोग किया जाता है. डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेटिंग माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का सबसे अधिक प्रयोग में लाया जाने वाला प्रमुख फीचर है इसलिए इसके सभी ऑप्शन होम टैब के अंतर्गत उपलब्ध हैं.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट तैयार करना | Microsoft Word Creating a Document


माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डॉक्यूमेंट बनाने के लिए विंडोज बटन से माइक्रोसॉफ्ट वर्ड प्रोग्राम पर क्लिक करके अथवा सर्च बॉक्स में "winword" टाइप करके माइक्रोसॉफ्ट वर्ड स्टार्ट किया जा सकता है. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की प्रोग्राम विंडो निम्नानुसार स्क्रीन पर दिखाई देती है.

MS Word Program Window

वर्ड डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट इन्सर्ट करने के लिए कीबोर्ड का उपयोग किया जाता है, डॉक्यूमेंट एरिया में इंसर्शन पॉइंट, जिसे कर्सर भी कहा जाता है एक ब्लिंकिंग लाइन (|) के रूप में दिखाई देता है जो टाइप करने पर आगे बढ़ता जाता है.

MS Word Insertion Point

ब्लिंकिंग इंसर्शन पॉइंट से पता चलता है कि टाइपिंग शुरू करते ही आपका अगला शब्द कहाँ होगा। इंसर्शन पॉइंट (कर्सर) को डॉक्यूमेंट में कीबोर्ड या माउस की सहायता से मूव करते हैं।
I-बीम से पता चलता है कि आपका माउस पॉइंटर कहां है।
डॉक्यूमेंट फाइल में निम्नानुसार टेक्स्ट टाइप कीजिए.

MS Word Formatting Exercise

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डिफ़ॉल्ट रूप से वर्ड रैप (Word Wrap) ऑप्शन को सपोर्ट करता है, वर्ड रैप (Word Wrap) आपको किसी लाइन के अंत में एंटर कुंजी दबाए बिना लगातार एक पैराग्राफ में शब्द टाइप करने की अनुमति देता है। डॉक्यूमेंट में टाइप करते समय यदि कोई शब्द राईट मार्जिन से आगे निकलता है, तो माइक्रोसॉफ्ट वर्ड उस शब्द को स्वचालित रूप से कर्सर के साथ अगली लाइन में ले जाता है। इसलिए टाइप करते समय जब तक पैराग्राफ ख़त्म ना हो तब तक "एंटर की" का प्रयोग नहीं करना चाहिए.

टाइप करने के पश्चात फ़ाइल को सेव करने के लिए फ़ाइल मेनू सेव ऑप्शन अथवा कीबोर्ड शॉर्टकट "Ctrl + S" के द्वारा फाइल को सेव किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड फ़ॉर्मेटिंग मार्क्स का प्रयोग | Microsoft Word Using Formatting Marks

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट में टाइपिंग में आपने "एंटर की" या "स्पेसबार" का प्रयोग कहाँ किया है, यह देखने के लिए फ़ॉर्मेटिंग मार्क्स सहायक होता। फ़ॉर्मेटिंग मार्क्स (चिह्न), माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट की स्क्रीन पर प्रदर्शित तो होता है, लेकिन यह प्रिंटिंग में दिखाई नहीं देता है. फ़ॉर्मेटिंग मार्क्स को नॉन-प्रिंटिंग करैक्टर भी कहा जाता है.

MS Word Show Hide Formatting Marks

होम टैब के पैराग्राफ ग्रुप से शो/हाइड बटन को क्लिक करके फॉर्मेटिंग मार्क्स प्रदर्शित कर सकते हैं। फ़ॉर्मेटिंग मार्क्स (¶) लाइन ब्रेक / एंटर की को दर्शाता है, (•) डॉट वर्ड्स के बीच के स्पेस एवं एरो (→) टैब स्पेस को दर्शाता है. फॉर्मेटिंग मार्क्स डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेटिंग में सहायक होते हैं.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड नेविगेशन ऑप्शन | Microsoft Word Navigation Option



माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट में एडिटिंग अथवा फ़ॉर्मेटिंग करने के लिए डॉक्यूमेंट में स्क्रॉल करने की आवश्यकता होती है, इसके लिए कीबोर्ड या माउस का उपयोग कर सकते हैं. इसे नेविगेशन कहा जाता है. टाइपिंग के बाद एडिटिंग अथवा फ़ॉर्मेटिंग करने के लिए कीबोर्ड की नेविगेशन की / एरो की (←,→,↑,↓) का प्रयोग आगे, पीछे, ऊपर एवं नीचे की ओर जाने के लिए किया जाता है.

नेविगेशन कीज को कॉम्बिनेशन में प्रयोग करके डॉक्यूमेंट में तेजी से स्क्रोल करने के लिए भी किया जा सकता है.

MS Word Navigation Keys

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट में कीबोर्ड के अलावा माउस का प्रयोग भी नेविगेशन के लिए किया जाता है. निर्धारित स्थान पर कर्सर पोजीशन के लिए माउस के स्क्रॉल बटन का उपयोग किया जाता है. डॉक्यूमेंट स्क्रॉलिंग के लिए वर्ड विंडो के स्क्रॉल बार पर क्लिक करके भी किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग | Microsoft Word Text Formatting


माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट में फ़ॉर्मेटिंग के लिए मुख्य रूप से होम टैब का उपयोग किया जाता है. होम टैब मुख्य रूप से 5 कमांड ग्रुप क्लिपबोर्ड, फ़ॉन्ट, पैराग्राफ, स्टाइल, एडिटिंग के साथ विभिन्न फ़ॉर्मेटिंग कमांड्स को प्रयोग करने की सुविधा प्रदान करता है।

डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग के द्वारा टेक्स्ट को इस प्रकार से फॉर्मेट किया जाता है जिससे डॉक्यूमेंट में दी गई महत्वपूर्ण जानकारी जैसे टाइटल, हैडिंग, लेबल, पैराग्राफ टेक्स्ट आदि को अलग से दर्शाया जा सके. इसके लिए वर्ड में फ़ॉन्ट,फ़ॉन्ट साइज़, फ़ॉन्ट कलर आदि का प्रयोग किया जाता है.
टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग के लिए टेक्स्ट को सिलेक्ट किया जाना जरुरी है. टेक्स्ट को सिलेक्ट करने के लिए माउस का प्रयोग किया जाता है. माउस के ड्रैग ऑप्शन द्वारा डॉक्यूमेंट में आवश्यकतानुसार टेक्स्ट सिलेक्ट किया जा सकता है. इसके लिए माउस पॉइंटर को जिस टेक्स्ट को सिलेक्ट करना है उस पर ले जाकर लेफ्ट बटन प्रेस करके वहां तक ड्रैग करेंगे जहाँ तक टेक्स्ट सिलेक्ट करना है. सिलेक्शन के पश्चात वह टेक्स्ट एरिया हाईलाइट हो जाता है.
माउस के डबल क्लिक ऑप्शन द्वारा किसी भी वर्ड को सिलेक्ट किया जा सकता है जबकि माउस के ट्रिपल क्लिक द्वारा पूरी लाइन अथवा पैराग्राफ को सिलेक्ट कर सकते हैं.
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग के लिए 4 ऑप्शन का प्रयोग किया जा सकता है.
1- होम टैब
2- फॉन्ट डायलॉग बॉक्स
3- मिनी टूलबार
4- शॉर्टकट की

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में होम टैब का प्रयोग


टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग में फ़ॉन्ट कमांड ग्रुप के अंतर्गत दी गई कमांड्स को प्रयोग किया जाता है. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टेक्स्ट में विभिन्न फ़ॉन्ट फॉर्मेटिंग या कैरेक्टर फॉर्मेटिंग ऑप्शन प्रदान करता है। इन ऑप्शन को रिबन के होम टैब पर फ़ॉन्ट कमांड ग्रुप से सम्बन्धित कमांड पर क्लिक करके प्रयोग किया जा सकता है।

MS Word Home Tab Commands


टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट को सिलेक्ट किया जाना होता है, टेक्स्ट को सिलेक्ट करने के बाद होम टैब से फॉन्ट ऑप्शन का प्रयोग करके फॉन्ट, फ़ॉन्ट साइज़ एवं अन्य ऑप्शन का प्रयोग चित्रानुसार किया जा सकता है.

MS Word Home Tab Font Command Group

फ़ॉन्ट कमांड ग्रुप के द्वारा मुख्य रूप से फ़ॉन्ट टाइप (Arial, Times New Roman, Courier....), फ़ॉन्ट साइज़ (10/12/14.... पॉइंट), फ़ॉन्ट स्टाइल (बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन.....), फॉन्ट कलर (Red, Blue, Green....), टेक्स्ट केस (Lower Case, Upper Case, Sentence Case....) आदि को परिवर्तित किया जा सकता है. सम्बन्धित बटन पर माउस क्लिक करके आसानी से टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग की जा सकती है.
यदि फ़ॉन्ट फ़ॉर्मेटिंग को हटाना है तो राईट टॉप कार्नर पर स्थित क्लियर फ़ॉर्मेटिंग बटन का प्रयोग कर टेक्स्ट को पहले वाली स्थिति में वापिस लाया जा सकता है. यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट के डिफ़ॉल्ट फॉण्ट एवं साइज़ में बिना किसी टेक्स्ट इफ़ेक्ट के टेक्स्ट को परिवर्तित कर देता है.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फॉन्ट डायलॉग बॉक्स का उपयोग

फ़ॉन्ट कमांड ग्रुप के निचले दाएं कोने में फ़ॉन्ट डायलॉग बॉक्स लॉन्चर पर क्लिक करके अथवा शॉर्टकट की "Ctrl + D" के द्वारा भी फ़ॉन्ट डायलॉग बॉक्स ओपन किया जा सकता है.

MS-Word Font Dialog Box

फ़ॉन्ट डायलॉग बॉक्स का प्रयोग किसी भी टेक्स्ट में एक से अधिक फ़ॉर्मेटिंग स्टाइल को एक साथ अप्लाई करने के लिए किया जा सकता है. फ़ॉन्ट डायलॉग बॉक्स में मुख्य रूप से दो टैब्स होते हैं:
1- Font
2- Character Spacing

MS-Word Font and Character Spacing Tab

फ़ॉन्ट डायलॉग बॉक्स द्वारा निम्नानुसार फ़ॉन्ट इफ़ेक्ट प्रयोग किए जा सकते हैं:
MS-Word Font Effects

फ़ॉन्ट डायलॉग बॉक्स के करैक्टर स्पेसिंग टैब द्वारा करैक्टर के बीच का स्पेस बढाया / घटाया जा सकता है, करैक्टर की पोजीशन को ऊपर / नीचे किया जा सकता है एवं कर्निंग (Kerning) भी की जा सकती है. कर्निंग के द्वारा दो करैक्टर के बीच के स्पेस को एडजस्ट किया जा सकता है.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मिनी टूलबार का उपयोग

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मिनी टूलबार का उपयोग करके भी टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग की जा सकती है, वर्ड में जैसे ही किसी टेक्स्ट को सिलेक्ट किया जाता है तो सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट के साथ ही मिनी टूलबार डिस्प्ले होता है, माउस की सहायता से टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग के ऑप्शन को तेजी से प्रयोग किया जा सकता है. मिनी टूलबार समय बचाने एवं तेजी से सामान्य फ़ॉर्मेटिंग के लिए अत्यंत उपयोगी है।

MS Word Mini Toolbar

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में शॉर्टकट की का उपयोग

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में शॉर्टकट की (Shortcut Keys) का उपयोग करके तेजी से टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग की जा सकती है. शॉर्टकट की का प्रयोग समय बचाने एवं तेजी से टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग के लिए किया जा सकता है। प्रमुख शॉर्टकट की (Shortcut Keys) निम्नानुसार हैं.

MS Word Mini Toolbar


माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फॉर्मेट पेंटर का उपयोग



फॉर्मेट पेंटर का उपयोग एक स्थान की फ़ॉर्मेटिंग को किसी अन्य स्थान पर अप्लाई करने के लिए किया जाता है. यह किसी एक जगह की फ़ॉर्मेटिंग को कॉपी करके अन्य स्थान पर उस फ़ॉर्मेटिंग को पेस्ट करने के लिए किया जाता है. होम टैब के क्लिपबोर्ड ग्रुप से फॉर्मेट पेंटर को सिलेक्ट करके जिस स्थान पर फ़ॉर्मेटिंग अप्लाई करना है उसे सिलेक्ट करके इसे पूरा किया जा सकता है.



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