माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग
Microsoft Word - Paragraph Formatting

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड द्वारा विभिन्न प्रकार के डॉक्यूमेंट तैयार किए जाते हैं जैसे ऑफिस लेटर्स, लीगल डॉक्यूमेंट, रिज्यूमे, प्रोजेक्ट रिपोर्ट, ब्रोशर आदि. इन डॉक्यूमेंट को विभन्न फ़ॉर्मेटिंग फीचर का उपयोग करके आकर्षक एवं उपयोगी बनाया जा सकता है।
किसी भी डॉक्यूमेंट का विजुअल अपीयरेंस यानि वह किस प्रकार दिखाई देता है, उसकी प्रभावशीलता बढ़ा देता है। डॉक्यूमेंट में हैडलाइन का प्रयोग, आवश्यकतानुसार महत्त्वपूर्ण शब्दों को बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन करना, डॉक्यूमेंट में कलर का प्रयोग टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग कहलाता है जबकि पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग के अंतर्गत दो लाइन्स के बीच में स्पेस, पैराग्राफ एलाइनमेंट, दो पैराग्राफ के बीच में दिया गया स्पेस, टैब्स एवं इंडेंट्स, बुलेट्स एवं नंबरिंग का प्रयोग आते हैं।

किसी भी डॉक्यूमेंट को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग ऑप्शन के उपयोग से प्रभावशील बनाया जा सकता है। पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग के अंतर्गत निम्नानुसार ऑप्शन प्रयोग किए जाते हैं.

• एलाइनमेंट (Alignment)
• लाइन स्पेसिंग (Line spacing)
• पैराग्राफ स्पेसिंग (Paragraph spacing)
• इंडेंट्स (Indentation)
• टैब्स (Tabs)
• बॉर्डर एवं शेडिंग (Borders and shading)
• बुलेट एवं नंबरिंग (Bullets and numbering)

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग का प्रयोग | Microsoft Word Using Pargagraph Formatting

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word) में पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग के लिए मुख्य रूप से होम टैब के पैराग्राफ ग्रुप का प्रयोग किया जाता है.
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट में पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग के लिए जिस पैराग्राफ को फ़ॉर्मेट करना है उसे सिलेक्ट करने की आवश्यकता नहीं होती है, बल्कि उस पैराग्राफ पर कर्सर / इंसर्शन पॉइंट को रख कर फ़ॉर्मेटिंग की जा सकती है. यदि एक से अधिक पैराग्राफ को एक साथ फॉर्मेट करना हो तो उन सभी को सिलेक्ट किया जाना आवश्यक है. इसके लिए कीबोर्ड या माउस का उपयोग कर सकते हैं. फ़ॉर्मेटिंग करने के लिए कीबोर्ड की नेविगेशन की / एरो की (←,→,↑,↓) का प्रयोग आगे, पीछे, ऊपर एवं नीचे की ओर जाने के लिए किया जाता है.
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डॉक्यूमेंट में पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग के लिए प्रमुख रूप से 4 ऑप्शन का प्रयोग किया जा सकता है.
1- होम टैब
2- फॉन्ट डायलॉग बॉक्स
3- मिनी टूलबार
4- शॉर्टकट की

होम टैब डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेटिंग के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का सबसे अधिक प्रयोग में लाया जाने वाला प्रमुख टैब है, पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग के सभी प्रमुख ऑप्शन होम टैब के अंतर्गत उपलब्ध हैं.

डॉक्यूमेंट में पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग के लिए प्रमुख रूप एलाइनमेंट, लाइन स्पेस, पैराग्राफ स्पेस, टैब्स एवं इंडेंट्स सेटिंग्स का प्रयोग किया जाता है.
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट में पैराग्राफ मार्क्स को देखने के लिए फ़ॉर्मेटिंग मार्क्स सहायक होता। फ़ॉर्मेटिंग मार्क्स (चिह्न), माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट की स्क्रीन पर प्रदर्शित तो होता है, लेकिन यह प्रिंटिंग में दिखाई नहीं देता है. फ़ॉर्मेटिंग मार्क्स को नॉन-प्रिंटिंग करैक्टर भी कहा जाता है. इसके लिए शो/हाईड बटन का प्रयोग किया जाता है.

होम टैब के पैराग्राफ ग्रुप से शो/हाइड बटन को क्लिक करके फॉर्मेटिंग मार्क्स प्रदर्शित कर सकते हैं। फ़ॉर्मेटिंग मार्क्स (¶) लाइन ब्रेक / एंटर की को दर्शाता है, (•) डॉट वर्ड्स के बीच के स्पेस एवं एरो (→) टैब स्पेस को दर्शाता है. फॉर्मेटिंग मार्क्स डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेटिंग में सहायक होते हैं.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पैराग्राफ एलाइनमेंट | Microsoft Word Paragraph Alignment

पैराग्राफ एलाइनमेंट यह सुनिश्चित करता है कि डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट मार्जिन के साथ किस तरह एलाइन किया गया है. डॉक्यूमेंट तैयार करते समय एलाइनमेंट का प्रयोग आवश्यकतानुसार किया जाता है. एलाइनमेंट 4 प्रकार के होते हैं.
लेफ्ट एलाइनमेंट : लेफ्ट एलाइनमेंट में टेक्स्ट लेफ्ट (बाएँ) मार्जिन के साथ टेक्स्ट को एक सीधी लाइन में लाइनअप रहता है तथा पैराग्राफ के दाईं ओर के करैक्टर पैराग्राफ की लाइन में अलग अलग दिखाई देता है।
राईट एलाइनमेंट : राईट एलाइनमेंट में टेक्स्ट राईट (दाएँ) मार्जिन के साथ टेक्स्ट को एक सीधी लाइन में लाइनअप रहता है तथा पैराग्राफ के बाईं ओर के करैक्टर पैराग्राफ की लाइन में अलग अलग दिखाई देता है।
सेंटर एलाइनमेंट : सेंटर एलाइनमेंट में टेक्स्ट, लेफ्ट एवं राईट दोनों मार्जिन में लाइनअप ना होते हुए सेंटर लाइन में एलाइन रहता है. पैराग्राफ के दाईं एवं बाईं ओर सभी करैक्टर लाइन में अलग अलग दिखाई देते हैं।
जस्टिफाई : इस एलाइनमेंट में टेक्स्ट, लेफ्ट एवं राईट दोनों मार्जिन में लाइनअप होते हुए एलाइन रहता है. टेक्स्ट के सभी करैक्टर पैराग्राफ के दाईं एवं बाईं दोनों ओर एक ही लाइन में एलाइन दिखाई देता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पैराग्राफ कमांड ग्रुप के अंतर्गत पैराग्राफ अलाइन करने हेतु निम्नानुसार ऑप्शन प्रदान करता है। इन ऑप्शन को रिबन के होम टैब पर फ़ॉन्ट कमांड ग्रुप से सम्बन्धित कमांड पर क्लिक करके प्रयोग किया जा सकता है।

पैराग्राफ फ़ॉर्मेटिंग में पैराग्राफ एलाइनमेंट के लिए शॉर्टकट की का भी प्रयोग किया जा सकता है, लेफ्ट एलाइनमेंट के लिए "CTRL+L",राईट एलाइनमेंट के लिए "CTRL+R", सेंटर एलाइनमेंट के लिए "CTRL+E" एवं जस्टिफाई करने के लिए "CTRL+J" का प्रयोग किया जाता है. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पैराग्राफ डिफ़ॉल्ट रूप से लेफ्ट एलाइन रहता है.
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पैराग्राफ एलाइनमेंट के बाद इस प्रकार दिखाई देता है:

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड लाइन स्पेसिंग का प्रयोग | Microsoft Word using Paragraph and Line Spacing

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लाइन स्पेसिंग पैराग्राफ के दो लाइन के बीच के गैप को कहा जाता है. वर्ड में मुख्य रूप से सिंगल लाइन स्पेस, 1.5 लाइन स्पेस, डबल लाइन स्पेस का प्रयोग किया जाता है. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डिफ़ॉल्ट लाइन स्पेसिंग 1.08 लाइन की होती है. यह लाइन स्पेसिंग फॉन्ट के पॉइंट साइज़ के अनुसार सेट होती है. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में 1 पॉइंट 1/72 इंच के बराबर होता है.
पैराग्राफ कमांड ग्रुप से लाइन स्पेसिंग बटन को क्लिक करके, पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स द्वारा अथवा शॉर्टकट की के द्वारा लाइन स्पेसिंग को सेट किया जा सकता है.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लाइन स्पेसिंग का प्रभाव निम्नानुसार दिखाई देता है:

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पैराग्राफ स्पेसिंग का प्रयोग

पैराग्राफ स्पेस वह स्पेस है जो दो पैराग्राफ के बीच होता है, यह स्पेस पैराग्राफ के पहले (before paragraph) एवं पैराग्राफ के बाद (after paragraph) सेट किया जा सकता है. डायलॉग बॉक्स के करैक्टर स्पेसिंग टैब द्वारा करैक्टर के बीच का स्पेस बढाया / घटाया जा सकता है, करैक्टर की पोजीशन को ऊपर / नीचे किया जा सकता है एवं कर्निंग (Kerning) भी की जा सकती है. कर्निंग के द्वारा दो करैक्टर के बीच के स्पेस को एडजस्ट किया जा सकता है.
पैराग्राफ स्पेसिंग को होम टैब के पैराग्राफ कमांड ग्रुप से लाइन स्पेसिंग ड्रॉप-डाउन मेनू से पैराग्राफ से पहले एवं पैराग्राफ के बाद का स्पेस ऐड / रिमूव कर सकते हैं. पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स द्वारा पैराग्राफ स्पेसिंग के विकल्प भी सिलेक्ट कर सकते हैं।

पैराग्राफ स्पेसिंग को पॉइंट्स में सेट किया जाता है, यदि टेक्स्ट का फॉन्ट साइज़ 12 पॉइंट है तो एक लाइन स्पेस 12 पॉइंट्स के बराबर, आधी लाइन स्पेस 6 पॉइंट्स के बराबर है, डबल-स्पेसिंग 24 पॉइंट्स के बराबर होगा।
पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स द्वारा पैराग्राफ स्पेसिंग को उपरोक्तानुसार सिलेक्ट किया जा सकता है, सिलेक्ट किए गए ऑप्शन का इफ़ेक्ट प्रीव्यू बॉक्स में देखा जा सकता है.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड इंडेंट्स टैब्स का प्रयोग | Microsoft Word Using Indents and Tabs

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डिफ़ॉल्ट रूप से ब्लॉक पैराग्राफ का प्रयोग किया जाता जाता है। ब्लॉक पैराग्राफ को बिना किसी इंडेंटेशन के साथ बाएं मार्जिन के साथ जोड़ दिया जाता है और लाइन स्पेस द्वारा अगले पैराग्राफ से अलग किया जाता है। लेकिन पारंपरिक रूप से इंडेंटेड पैराग्राफ प्रिंट पब्लिशिंग, बिजनेस राइटिंग जैसे डॉक्यूमेंट में किया जाता है.
पैराग्राफ इंडेंट में पैराग्राफ की पहली लाइन में लेफ्ट मार्जिन से एक निश्चित दूरी पर इंडेंट को सेट किया जाता है, सामान्यतः इसे 0.5 इंच का स्पेस दिया जाता है.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पैराग्राफ को निम्न प्रकार से इंडेंट किया जा सकता है:
लेफ्ट इंडेंट (Left Indent) : लेफ्ट इंडेंट में टेक्स्ट रूलर से लेफ्ट साइड की ओर से इंडेंट किया जाता है, इनक्रीज इंडेंट बटन पर क्लिक करके इसे अप्लाई किया जा सकता है. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में इंडेंट पोजीशन को रूलर पर इंडेंट मार्क्स से भी सेट किया जा सकता है.

राईट इंडेंट (Right Indent) : राईट इंडेंट में टेक्स्ट रूलर से राईट साइड की ओर से इंडेंट किया जाता है.

फर्स्ट लाइन इंडेंट (First Line Indent) : फर्स्ट लाइन इंडेंट में टेक्स्ट केवल पहली लाइन से आगे की ओर इंडेंट किया जाता है.

हैंगिंग इंडेंट (Hanging Indent) : हैंगिंग इंडेंट में टेक्स्ट पहली लाइन में आगे की ओर निकला हुआ दिखाई देता है.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टैब्स (Tabs) का प्रयोग

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टैब्स (Tabs) का उपयोग करके टेक्स्ट को डॉक्यूमेंट में एक निश्चित दूरी पर अलाइन किया जाता है, यह दूरी टैब स्टॉप कहलाती है. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में कीबोर्ड से टैब (Tab) की को प्रेस करके टैब स्पेस दिया जाता है. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डिफ़ॉल्ट टैब स्टॉप 0.5 इंच होती है.
टैब सेटिंग्स के लिए पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स से टैब्स (Tabs) बटन को क्लिक करके टैब्स डायलॉग बॉक्स का प्रयोग किया जा सकता है.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टैब्स (Tabs) सेटिंग के साथ उसका एलाइनमेंट भी सेट किया जा सकता है, टैब पोजीशन पर एलाइनमेंट का उपयोग टेक्स्ट को सम्बन्धित टैब पर लेफ्ट, राईट एवं सेंटर एलाइन करने के लिए किया जा सकता है. रूलर लाइन का प्रयोग करके भी टैब सेटिंग की जा सकती हैं. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टैब उपरोक्तानुसार सेटिंग की जा सकती हैं, जिसका परिणाम निम्नानुसार दिखाई देगा.

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Posted by Manish Mahore