Explain Various Type of Office Software Programs

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ऑफिस सॉफ्टवेयर प्रोग्राम के प्रकार | Types of Office Software Programs

1 ऑफिस सॉफ्टवेयर प्रोग्राम क्या हैं? | What are Office Software Programs?
2 ऑफिस प्रोग्राम के प्रमुख सॉफ्टवेयर | Software of a Office Program
3 वर्तमान में प्रयोग किए जा रहे प्रमुख ऑफिस सॉफ्टवेयर | Office Softwares Currently in Use
4 माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस | Microsoft Office
5 ओपन ऑफिस | Open Office
6 गूगल G सुइट | Google G-Suite
7 एपल आई वर्क | Apple I-Work
8 लीब्रे ऑफिस | Libre Office

कंप्यूटर को 20 वीं शताब्दी का सबसे बड़ा आविष्कार माना जाता है। कंप्यूटरों की कार्यक्षमता में बहुत अधिक वृद्धि हुई है और कंप्यूटिंग के क्षेत्र में नई खोज की जा रही हैं। कंप्यूटर द्वारा ऐसे कई कार्य जो पहले कठिन माने जाते थे, अब बस कुछ ही क्लिकों के द्वारा किए जाने लगे हैं। कंप्यूटर द्वारा नियमित रूप से किए जाने वाले कार्यों को जिन सॉफ्टवेयर के माध्यम से शीघ्र पूरा किया जाना प्रोडक्टिविटी सॉफ्टवेयर ने संभव बनाया है।

प्रोडक्टिविटी सॉफ्टवेयर, जिसे अक्सर ऑफिस सूट (Office Suite) या ऑफिस पैकेज (Office Package) या ऑफिस सॉफ्टवेयर (Office Software) कहा जाता है, एक एप्लीकेशन प्रोग्राम है जिसे ऑफिस से संबंधित कार्यों को आसान बनाने के लिए प्रोग्राम किया जाता है। इसके द्वारा हम बड़ी मात्रा में डेटा का प्रबंधन (Data Management) कर सकते हैं और कुछ ही सेकंड में कई प्रकार के ऑपरेशन कर सकते हैं।

ऑफिस पैकेज (Office Package) अथवा ऑफिस सूट (Office Suite) कई प्रोग्राम्स उपलब्ध कराते हैं जिससे आप अपने कार्यालय की जरूरतों के लिए सभी आवश्यक समाधान प्राप्त कर सकते हैं। कुछ प्रोग्राम जैसे वर्ड प्रोसेसर, स्प्रेडशीट, प्रेजेंटेशन, डेटाबेस सॉफ्टवेयर, ईमेल क्लाइंट्स का उपयोग व्यापक रूप से किया जाता है। इन प्रोगाम्स में क्रॉस-लिंकिंग और शेयरिंग क्षमताएं होती हैं जिनके द्वारा इन्हें आसानी से किसी अन्य प्लेटफार्म पर भी उपयोग किया जा सकता है यही क्षमता इन्हें इतना शक्तिशाली और कुशल बनाती हैं।
ऑफिस पैकेज के मुख्य प्रोग्राम्स निम्नानुसार हैं:-
⇒ वर्ड प्रोसेसर (Word Processor)
⇒ स्प्रेडशीट (Spreadsheet) प्रोग्राम्स
⇒ प्रेजेंटेशन प्रोग्राम (Presentation Programs)
⇒ प्रोडक्टिविटी सॉफ्टवेयर प्रोग्राम्स

वर्ड प्रोसेसर एक प्रोग्राम है जैसे कि Microsoft Word, Writer, iWork Pages, Google Docs आदि जो आपको पिक्चर्स, हाइपरलिंक और ग्राफिक्स के साथ एक डॉक्यूमेंट बनाने की सुविधा देता है। यह आपको लेआउट, फोंट, आकार आदि को आवश्यकता अनुसार प्रयोग करने की पूर्ण स्वतंत्रता प्रदान करता हैं, डाक्यूमेंट्स में स्पेलिंग एवं ग्रामर की गलतियों को ठीक करने में आपकी सहायता करते हैं, आपको शब्दकोश (Dictionary) और थिसॉरस (Thesarus) से सुझाव प्रदान करते हैं और आपको कई प्लेटफार्मों में चलाने के लिए एवं कई प्रारूपों (Format) में सेव करने की अनुमति देता है।

उन्नत वर्ड प्रोसेसर एक ही समय में एक डॉक्यूमेंट को संपादित करने में कई उपयोगकर्ताओं की मदद करते हैं, टेबल बनाने में मदद करते हैं, डॉक्यूमेंट के लिए कण्ट्रोल प्रदान करते हैं। वर्ड प्रोसेसर व्यापक रूप से लेखकों (Writers), संपादकों (Editors), ऑफिस स्टाफ एवं छात्रों को उनके रोजमर्रा के कामों के लिए उपयोग किया जाता है।

स्प्रेडशीट (Spreadsheet) प्रोग्राम्स बुद्धिमान सॉफ्टवेयर है जिसमें आमतौर पर हजारों रो और कॉलम के साथ कई शीट होती हैं। स्प्रेडशीट का मुख्य उद्देश्य किसी उपयोगकर्ता को सारणीबद्ध प्रारूप (Tabular Format) में डेटा रिकॉर्ड करने और विश्लेषण करने की सुविधा प्रदान करता है। इन स्प्रैडशीट्स प्रोग्राम्स में फ़ार्मुलों एवं फंक्शन के प्रयोग से गणनाओं (Calculation) को आसानी से किया जा सकता है। इन प्रोग्राम्स में केवल डेटा दर्ज (Data Entry) करना होता है और उसके बाद अपने उत्तर उस फॉर्मूले का चयन करना होता है जिसे आप लागू करना चाहते हैं। स्प्रैडशीट प्रोग्राम्स उपयोगकर्ताओं (User) को अपने फ़ंक्शंस दर्ज करने के लिए नए फ़ार्मूले बनाने की भी सुविधाएँ उपलब्ध कराते हैं।

इन प्रोग्राम्स में डेटा की तुलना कर सकते हैं और विभिन्न प्रकार के ग्राफ़ और चार्ट के साथ एक विश्लेषण रिपोर्ट भी तैयार कर सकते हैं। एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम बहुत अधिक कार्यक्षमताओं में सक्षम है जो इसे किसी ऑफिस / आर्गेनाईजेशन के लिए उपयोगी बनाते हैं। यह सॉफ्टवेयर डेटा विश्लेषकों (Data Analyst) और एकाउंटेंट (Accountants) के लिए विशेष रूप से उपयोगी है। स्प्रेडशीट के उदाहरण हैं Microsoft Excel, Calc, Google Sheets और iWork Number आदि।

प्रेजेंटेशन प्रोग्राम्स (Presentation Programs) आपके विचारों को अधिक सहज और सुरुचिपूर्ण तरीके से पेश करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इस कार्यक्रम में स्लाइड के लिए लेआउट दिए गए हैं जिनमें आप उन सूचनाओं को भर सकते हैं जिन्हें आप चित्र, ग्राफ़ और एनिमेशन के साथ प्रस्तुत करना चाहते हैं। यह प्रोग्राम छात्रों को सीखने के लिए एक प्रभावी विजुअल सामग्री बनाने के लिए यह सॉफ्टवेयर बहुत उपयोगी है। प्रेजेंटेशन को ऑडियो क्लिपिंग और फ्लैश एनिमेशन के साथ भी लोड किया जा सकता है। जब कोई प्रस्तुति इंटरैक्टिव होती है, तो उसके द्वारा प्रदाय की गई जानकारी को इफेक्टिव रूप से प्रोजेक्ट कर सकते हैं। स्प्रेडशीट के उदाहरण हैं Microsoft PowerPoint, Open Office Impression, Google Slides आदि।

प्रोडक्टिविटी सॉफ्टवेयर के अन्य प्रोग्राम्स जैसे ईमेल क्लाइंट, डेस्कटॉप पब्लिशिंग सॉफ्टवेयर और व्यक्तिगत सूचना प्रबंधक (Personal Information Manager) आदि का उपयोग व्यवसाय या शैक्षणिक आवश्यकताओं के लिए किया जाता है। ईमेल सॉफ्टवेयर का उपयोग ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए किया जाता है। डेस्कटॉप पब्लिशिंग सॉफ्टवेयर का प्रयोग किसी भी पब्लिशिंग वर्क जैसे कि ब्रोशर, पेम्प्लेट्स, ग्रीटिंग कार्ड आदि के लिए किया जाता है, इनफार्मेशन मेनेजर का उपयोग कांटेक्ट लिस्ट, कैलेंडर, मीटिंग्स एवं अपॉइंटमेंट्स की जानकारी रखने के लिए किया जाता है।

वर्तमान में कई प्रोडक्टिविटी सॉफ्टवेयर उपलब्ध हैं जिनके द्वारा इन कार्यों को सुगमतापूर्वक एवं शीघ्रता से किया जा सकता है। विभिन्न कम्पनी द्वारा इन प्रोडक्टिविटी प्रोग्राम्स को डिजाईन किया गया है साथ ही ओपन सोर्स नेटवर्क पर भी अनेक ऐसे प्रोग्राम्स उपलब्ध हैं जिनके माध्यम से विभिन्न कार्यों को आसानी से पूर्ण किया जा सकता है। वर्तमान में उपलब्ध सॉफ्टवेयर निम्नानुसार हैं :-
⇒ माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (Microsoft Office)
⇒ ओपन ऑफिस (Open Office)
⇒ गूगल जी सुइट (G Suite)
⇒ आई वर्क (iWork)
⇒ लिब्रे ऑफिस (Libre Office)

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (Microsoft Office) दुनिया भर में 500 मिलियन से अधिक उपयोगकर्ताओं के साथ सबसे लोकप्रिय प्रोडक्टिविटी सॉफ्टवेयर है। यह विभिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम जैसे कि विंडोज और मैक दोनों ऑपरेटिंग सिस्टम के साथ कार्य कर सकता है। ऑफिस में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले कार्यक्रम वर्ड, एक्सेल, पॉवरपॉइंट और आउटलुक हैं। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में वर्ड प्रोसेसिंग के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (MS-Word), स्प्रेडशीट प्रोग्राम में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel), इंटरैक्टिव प्रेजेंटेशन बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट पॉवरपॉइंट (Microsoft PowerPoint), ईमेल और कैलेंडर प्रबंधन के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक (Microsoft Outlook) का उपयोग किया जाता है। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में डेटाबेस मैनेजमेंट प्रोग्राम के रूप में Microsoft Access, और नोट्स के लिए एप्लीकेशन प्रोग्राम Microsoft OneNote है। इन प्रोग्राम्स की कार्यक्षमता ने निश्चित रूप से कार्यालय संचालन को बहुत आसान बना दिया है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पूर्णतया व्यावसायिक संस्करण है जिसे उपयोग करने के लिए लाइसेंस की आवश्यकता होती है। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के विभिन्न संस्करण जारी हो चुके है लेकिन मुख्य रूप से Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2007, Office 2010, Office 2013, Office 2016, Office 2018 एवं वर्तमान में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का Office 2019 आधुनिकतम संस्करण है। माइक्रोसॉफ्ट का ऑफिस 365 नॉन-पीसी, क्लाउड आधारित संस्करण है और यह आपको फोन, टैबलेट और आईपैड में एप्लिकेशन प्रोग्राम को संचालित करने की अनुमति देता है।

ओपन ऑफिस (OpenOffice) वर्ड प्रोसेसिंग, स्प्रेडशीट, प्रेजेंटेशन, ग्राफिक्स, डेटाबेस और अन्य प्रोग्राम्स के साथ एक अग्रणी ओपन-सोर्स ऑफिस सॉफ्टवेयर सूट है। यह कई भाषाओं में उपलब्ध है और सभी सामान्य कंप्यूटरों पर काम करता है। यह आपके सभी डेटा को स्टैण्डर्ड फॉर्मेट में सेव करता है और अन्य सामान्य ऑफिस सॉफ़्टवेयर पैकेजों की फ़ाइलों को भी एक्सेस कर सकता है। इसे किसी भी उद्देश्य के लिए पूरी तरह से मुफ्त में डाउनलोड और इस्तेमाल किया जा सकता है। OpenOffice सीखना आसान है, और यदि आप पहले से ही किसी अन्य ऑफिस सॉफ़्टवेयर पैकेज का उपयोग कर रहे हैं, तो आप सीधे OpenOffice को आसानी से उपयोग कर पाएँगे। वर्तमान में सबसे अच्छा ओपन सोर्स पैकेज Apache OpenOffice को डाउनलोड किया जा सकता है जो कि किसी भी लाइसेंस शुल्क से पूरी तरह मुक्त है।

OpenOffice को Apache 2.0 लाइसेंस के तहत जारी किया गया है। इसका मतलब है कि आप इसे किसी भी उद्देश्य के लिए उपयोग कर सकते हैं - घरेलू, वाणिज्यिक, शैक्षिक, सार्वजनिक प्रशासन। आप इसे जितने चाहें उतने कंप्यूटर पर स्थापित कर सकते हैं। इस पैकेज की कॉपी कर सकते हैं और उन्हें परिवार, दोस्तों, छात्रों, कर्मचारियों को भी प्रदाय कर सकते हैं। OpenOffice में एक वर्ड प्रोसेसर के रूप में Writer, स्प्रेडशीट प्रोग्राम के लिए Calc, एक प्रेजेंटेशन एप्लिकेशन के लिए Impression (इंप्रेशन), एक ड्राइंग एप्लिकेशन - ड्रा (Draw), एक फॉर्मूला एडिटर - Math, और एक डेटाबेस मैनेजमेंट एप्लीकेशन - Base शामिल है। ओपन ऑफिस के रूप में अपाचे ओपन ऑफिस (Apache OpenOffice ) अथवा लिब्रे ऑफिस (Libre Office) का प्रयोग किया जा सकता है।

Google का Google Docs या G Suite एक ऐसा एप्लिकेशन सूट है जो आपको ऑनलाइन ऑफिस वर्क को करने की सुविधा देता है। यह एक कम्पलीट ऑफिस पैकेज है जिसमे वर्ड प्रोसेसिंग के लिए Docs, स्प्रेडशीट के लिए Sheet और प्रेजेंटेशन के लिए Slide प्रोग्राम है। ये सभी एप्लिकेशन Google ड्राइव के साथ प्रयोग किए जाते हैं। इस पैकेज का सबसे बड़ा लाभ यह है कि आपको इन सभी एप्लीकेशन के लिए केवल एक Google अकाउंट की आवश्यकता होती है। यह मुफ़्त एवं ऑनलाइन है और इसे कहीं से भी संचालित किया जा सकता है। शेयरिंग आप्शन से आप अपने डाक्यूमेंट्स या स्प्रेडशीट को दुनिया भर में कहीं भी लगभग तुरंत शेयर कर सकते हैं। लेकिन इसके लिए हमें नया डॉक्यूमेंट बनाने के लिए ऑनलाइन / इन्टरनेट होना चाहिए।

आई वर्क (iWork), माइक्रोसॉफ्ट के ऑफिस पैकेज की तरह ही Apple कंपनी का प्रोडक्ट है। यह एक Apple का स्वामित्व उत्पाद है जो केवल मैक ऑपरेटिंग सिस्टम में चलाने के लिए बनाया गया है। iWork एक आसान यूजर इंटरफ़ेस प्रदान करता है। इसमें सिंपल वर्ड प्रोसेसर प्रोग्राम Page है जिसमें डॉक्यूमेंट बनाने के लिए आवश्यक सभी लेआउट और फॉर्मेट उपलब्ध हैं। iWork में स्प्रेडशीट के लिए Numbers का उपयोग किया जाता है जिसमें Excel के समान कार्यक्षमता के है। इसका प्रेजेंटेशन प्रोग्राम iWork-KeyNote है जिसमें बेहतर डिजाइन, एनिमेशन और ऑडियो- वीडियो का प्रयोग किया जा सकता है। यह एप्पल के मैक डिवाइस के लिए मुफ्त होता है। यदि आप एक मैक उपयोगकर्ता हैं और आपकी ज़रूरतें सीमित हैं, तो iWork आपके लिए विकल्प हो सकता है।

लिब्रे ऑफिस (Libre Office) एक स्वतंत्र और ओपन-सोर्स एप्लिकेशन प्रोग्राम है। यह Microsoft Office की सभी कार्यक्षमता को कवर करने के लिए कार्यक्रमों के साथ OpenOffice का ही एक संस्करण है। लिब्रे ऑफिस 110 से अधिक भाषाओं में उपलब्ध है और धीरे-धीरे लोकप्रियता प्राप्त कर रहा है। एक ओपन-सोर्स प्रोग्राम होने के नाते, यह सबसे अच्छे ऑफिस पैकेज सुइट्स में से एक माना जाता है। यह विंडोज, मैक और लिनक्स प्लेटफार्मों पर उपलब्ध है और इसमें बिना किसी इंस्टॉलेशन के यूएसबी फ्लैश डिस्क पर चलने की क्षमता है।

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